仕事をするうえで常に考えなければいけないことは、「業務の効率化」ではないでしょうか。業務の効率化を図るために、まずは仕事を見える化することで業務改善のヒントがを見つけましょう。ここでは、仕事を見える化するためのポイントやメリット、アプリやエクセルを使った方法などについて、詳しく紹介していきます。
仕事の見える化とは？
仕事の見える化とは、仕事におけるあらゆる情報を誰が見てもわかるようにすることを目的としています。何故、仕事の見える化が必要なのでしょうか？仕事を見える化することで、問題が発生したときにはすぐ解決できる、さらには問題が発生しにくい環境で作業の効率化を図ることができます。業務のムダやコスト削減など、効果的に業務改善をするためには、まず仕事の見える化をするところからはじまります。ここでは仕事を見える化する際のポイントやメリットなどについて紹介します。
仕事を見える化する際のポイント
仕事を見える化とは、あらゆる問題や事実といった情報が見ようとしなくても「目に飛び込んでくる」状態を作ることがポイントです。目に飛び込んでくる状況をつくることで問題を認識し、どうすればよいか判断し、そしてそれを伝達し行動を起こしていきます。そもそも問題が「見えない」と解決できないことから、仕事の見える化は業務改善をする上でも大切とされているポイントです。また、情報共有するためには誰が見ても分かるような表示方法にすることを心がけて行うようにしましょう。
仕事を見える化するメリット
仕事の見える化にはどのようなメリットがあるのでしょうか。仕事のやり方は人それぞれですが、チームの場合は情報共有をすることで課題の早期発見や解決につながることもあります。個人の場合でも、自分の仕事量を把握することは複数の課題を効率よくこなしていくために重要といえそうです。ここでは仕事を見える化するメリットについて、詳しく説明していきます。
見える化で課題を早期解決
より質の高い仕事をするためには、見える化で仕事をどう管理するのかを考える必要があります。そのためにはまずやるべきことを洗い出し、共有することが大切です。ワークフローや進捗状況を見える化することで、チーム全体として課題を共有できるようになるため、協力して課題に向かうことができます。たとえば、計画通りに作業が進んでいないといったケースに対し、早い段階で解決に向け行動を起こすことができます。また、ワークフローを見直すことで特定の人だけでなく、チーム全体として効率化を意識しコミュニケーションにつながります。
作業を洗い出しを行い効率化を図る
仕事の見える化をすることにより、これまでは言葉で教えられてきたことや見よう見まねで伝えられてきた作業など、特定の人たちだけが知っている業務、業務全体との関連性を把握できていなかった作業など、なんとなく曖昧に処理されてきた業務を洗い出すことができます。これらを改めてマニュアル化することで以後の業務効率化を図ることができます。また、特定の人だけではなく誰でも同じ処理ができるようになるため、作業リスクの軽減につながります。
忙しい時ほど見える化が大切
複数の案件を抱えているときなど、忙しいとスケジュール管理がおろそかになってしまうことがあります。そんな時ほど実は見える化が大切です。やらなければいけないことを全て洗い出して見える化することで仕事を整理することができます。こうすることで、ただやみくもに目先の仕事を処理していくよりも、緊急度の高い案件や重要な案件から優先的に取り組むことができ、モレやムダを省くことにつながります。また、仕事量を把握できるため、プロジェクトの場合はメンバー間の仕事量を調節し負担を軽減させることもできます。
仕事を見える化する方法とは？
実際に仕事を見える化する方法には一体どのようなものがあるのでしょうか。見える化の具体的な例としては、トヨタ自動車のかんばん方式があります。できるだけ在庫を持たない仕組みとして「かんばん」を使用し情報共有を図る方法です。その他、代表的な見える化の方法では、工程や段取りをまとめたガントチャートや、進捗状況を視覚的に知ることできるタスク管理などがあげられます。壁にボードを張り出してアナログ的に実践することもできますが、アプリやエクセルなどで簡単に管理できるツールもあります。
仕事を見える化する方法
仕事を見える化するためには、分かりやすく現状を把握し、情報共有できることが何よりも大切です。仕事全体の流れや段取りを項目別にまとめ、全体の計画を把握するのに優れている「ガントチャート」、そして作業ベースの細かな進捗状況を視覚的にも分かりやすく管理できる「かんばんボード」、仕事を見える化するために特徴的な2つの方法を紹介していきます。
工程管理はガントチャートで明白に
ガントチャートとは仕事を進めていくために「段取り」を項目別にまとめた表のことです。仕事全体の流れを見える化するため、見ただけで仕事の全体像を捉えることができます。仕事の工程やスケジュールといった細かな情報の洗い出しができるため、分かりやすく確認しやすいといった特徴があります。スケジュール管理はもちろん、工程そのもののムラやムダを見つけるために役立たせることができます。
かんばんボードで見える化
かんばんボードとは「TODO」「DOING」「DONE」といった状態別にタスクを分類して貼り付けて管理をする見える化の手法です。タスクの進捗状況に応じて、着手したものは「TODO」から「DOING」へ、完了したものは「DOING」から「DONE」へ張り替えるというシンプルな方法で仕事を管理します。仕事量や流れを見える化できるため、計画が立てやすくタスクを消化している達成感にもつながります。
アプリを使った仕事の見える化
仕事の見える化を図るプロジェクト管理アプリが開発されています。進捗の更新作業も時間をかけずに簡単に行うことができるため、作業の効率化を図ることができます。また、アプリ内でガントチャートやかんばんボードを管理できるので、いつでもどこでもオンラインで最新の情報を把握することができます。さまざまな種類のアプリの中から、自分が使いやすいものを見つけてみてはいかがでしょうか。
エクセルを使った仕事の見える化
エクセルは表計算ソフトであるため、進捗状況に応じてタスクを移動させるかんばんボードとして活用するのは少し難しい部分があります。しかし、作業工程全体を管理するガントチャートの作成や、お金に関わる帳票管理においてエクセルを活用している方も多くなっています。簡単なガントチャートであれば、特別な知識がなくても作成することができるので、個人の仕事やスケジュール管理にも簡単に活用することができます。
仕事の見える化で作業効率アップを目指そう！
仕事の見える化は単に仕事を整理し、優先順位をつけて作業を行うためのものだけではありません。情報共有をすることで、チーム全体で目的意識を持って課題の早期解決やムリ、ムダを省き効率的に仕事を処理することができます。ガントチャートやタスク管理などさまざまな方法やツールを用いて見える化を図り、作業効率アップを目指してみてはいかがでしょうか。
