タスクの管理を効率的に!社内で使えるおすすめ情報共有ツール8選

効率的に仕事を行うためにも重要なのがタスクの管理ではないでしょうか。毎日を忙しく過ごすビジネスパーソンにとってタスク管理は命綱のようなものです。ここではタスク管理の重要性や効率よくタスクを管理するためのコツ、そして、タスクを管理するためにおすすめしたい情報共有ツール8選を紹介していきます。

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タスク管理の重要性

毎日を無駄なく効率的に過ごすためには、やるべきことが何なのかをきちんと理解しておくことが大切です。タスク管理とは、何をどういった形で行うのか、スケジュールはどうするのか、何から取りかかれば良いのかなど、効率的に過ごすためにやるべき内容を整理して管理することです。特に仕事においては、タスク管理ができていないと、どの仕事から手をつければ良いのかわからず、複数の仕事に取りかかってしまい結局全てが中途半端になるといったことも起こりえます。また、目的意識がはっきりしないためモチベーションが低下し作業効率も悪くなってしまいます。こういったことからタスク管理は効率よくやるべきことをこなすために重要となります。

タスク管理ってどうすればいいの?

タスク管理をするためには自分のやっていること、これからやるべきことを全て可視化することが大切です。そして、可視化された情報を整理し、いつまでにやらなければいけないのかそれぞれに期限を決めます。ここまでできたら、あとは期限に沿ってスケジューリングします。これだけでいつまでに何をやらなければいけないのかタスクとして管理することができます。メモ帳とボールペンで行ってももちろん良いのですが、パソコンやスマートフォンなどで便利なタスク管理ツールがあるので、そういったツールを活用してタスク管理をしてみるのも良いでしょう。

おすすめ情報管理ツール8選!

タスクを管理するために役立つのがタスクやスケジュールを管理するWebツールです。特にチームやプロジェクト単位でタスクを管理するのはボリューム的にも難しい場合も多いのではないでしょうか?情報管理ツールをうまく活用することでそういった悩みを一気に解決できるかもしれません。ここではタスクを分かりやすく管理し、仲間と情報共有できる便利なWebツールを8選紹介していきます。

JOOTO(ジョートー)

JOOTO

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JOOTOは無料で使えるクラウド型のタスク管理ツールです。2012年にリリースされて以降、多くのユーザーから支持されタスク管理アプリとしては国内トップシェアを誇ります。パソコン、スマートフォン、タブレット端末など、どのデバイスからでも利用可能。「Todoリスト」「進行中」「完了」という枠の中にタスクを追加し、3つの枠からステータスに応じて自由にタスクを移動することができ、画面上でホワイトボードを共有しているように分かりやすくタスク管理をすることができます。また、使用上の疑問点はライブチャットで質問ができるため、ITが苦手という方でも安心して使うことができます。

【利用料金】無料~7,980円/月
【主な機能】ファイル添付、データエクスポート機能、IOS・Androidアプリ、多言語対応、SSL 256bit暗号化通信など

Trello(トレロ)

Trello

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Trelloはタスクを1枚のカードとして作成し、進捗にあわせてTodoやDoing、Doneといったエリアに張り替えて管理していくタスク管理ツールです。会議室でホワイトボードに張られた付箋紙を進捗に応じて張り替えていくといった作業をWeb上で行うことができます。リマインダー設定も可能な上、メール送信から簡単にカードを作成できるため、大切なタスクを忘れずに管理できます。

【利用料金】無料~20.83ドル以下(ユーザー当たり/月当たり)
【主な機能】ボード、リスト、カード、メンバー、チェックリスト、添付ファイルを無制限に利用。Google Drive、Dropbox、Box、またはOneDrive内のファイルをリンクなど

Todoist(トゥードゥーイスト)

Todoist

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TodoistはどんなデバイスからでもアクセスできるシンプルなTodoリストです。クラウド上でリアルタイムにスピーディーに同期するため、常に最新のタスクリストをどのデバイスからでも確認することができます。また、複数人で共有することができるためビジネスシーンにおいても活用できます。また、画面がシンプルで分かりやすく直感的に操作できることも特徴です。さらに、プロジェクトやタスクを階層化することができるため見た目にもスッキリと整理して管理することができます。タスクを完了することで独自の「カルマ」というポイントが上昇するため、モチベーションアップにも一役買ってくれる楽しい機能も付いています。

【利用料金】無料~3,500円/年
【主な機能】10以上のプラットフォーム、SSL保護接続、プロジェクトやタスクの階層化、タスクの優先度(4段階)など

Wunderlist(ワンダーリスト)

Wunderlist

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WunderlistはタスクやTodo管理はもちろんのこと、リマインダーとしても活用できるタスク管理ツールです。シンプルな操作性で直感的に使うことができます。起動したらすぐにメモを取ることができるのが特徴です。タスクの期限やリマインダー登録といった作業は後から追加できるため、とにかくすぐに記録しておきたいという方におすすめです。また、Google Chromeの拡張機能を利用することで、Gmail、Amazon、Wikipediaなどあらゆる情報をWunderlistに残すことができます。あらかじめメールアドレスを登録しておけば、「me@wounderlist.com」にメールを送ることでメールの内容をWunderlistに保存できるなどシンプルで便利な機能が搭載されています。

【利用料金】無料~4.99ドル/月
【主な機能】サブタスク、リマインダー、ノート、リスト共有、タグ設定など

chatwork(チャットワーク)

chatwork

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国内の法人用チャットツールとしてトップクラスのシェアを誇るチャットワーク。「ビジネスが加速するクラウド会議室」と呼ばれるように、メールや電話、会議に変わるコミュニケーションの場として多くの企業に利用されています。グループチャット機能では複数のメンバーで情報を共有できるほか、グループ全体や個人間においてタスクの依頼や管理を効率的に行うことができます。また、マイクやカメラがあれば無料でビデオ通話や音声通話を行うことができるため、タスク管理ツールだけではなくビジネスを効率化するコミュニケーションツールとして幅広く活用できます。

【利用料金】無料~800円/月
【主な機能】コンタクト無制限、14グループチャット以上、ビデオ通話など

Asana(アサナ)

Asana

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シンプルで分かりやすいタスク管理ツールと注目のAsana。元Facebookのエンジニアが開発したツールとして話題になりました。タスク管理はもちろん、サブタスクを追加することで分かりやすく階層化して保存することができます。また、カレンダーや進行状況のグラフが搭載されているほか、instagantと連携することで簡単にガンチャート化することも可能です。また、シンプルで何がどこにあるのか分かりやすいデザインはストレスなく使い続けることができます。

【利用料金】無料~9.99ドル/月
【主な機能】タスク無制限、ガンチャート(Instagantt)、GitHub(Enterprise含む)との連携可など

サイボウズLive

サイボウズLive

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サイボウズLiveはタスク管理やTodoリスト、イベント管理などをチームで共有できるグループウェアツールです。グループ内でタスクを可視化できるため、担当者や期日、進捗をグループ全体で共有することができます。チームのためのツールですが個人のタスクやTodoリストの管理ツールとして利用も可能です。まずは個人で始め、必要に応じてグループで共有するといった使い方をすることができます。

【利用料金】無料
【主な機能】スマートフォンアプリ(App Store、Googleplay)、チャット、カレンダー、Facebook/Twitterとの連携など

Redmine(レッドマイン)

Redmine

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Redmineはプロジェクトのタスク管理やスケジュール管理、情報共有が行えるオープンソースのプロジェクト管理ツールです。ガンチャート機能が搭載されているため、「チケット」と呼ばれるタスクの一覧とスケジュールを同時に表示でき、全体の進捗状況を捉えやすくなっています。また、チケットを確認することで、誰が、何を行っているのかを簡単に確認でき、プロジェクト管理において作業の効率化を図ることができます。

【利用料金】無料
【主な機能】チケット、ガンチャート、カレンダー、ロードマップ、Wiki、リポジトリなど

早速タスク管理を始めてみよう

仕事はもちろん、私生活においてもタスクを管理することで、頭の中をスッキリと整理できストレスから開放されます。管理されたタスクをひとつずつクリアしていくのは何よりもやりがいや達成感につながっていくはずです。また、やるべきことをタスク管理して作業の効率化を図るのはプロジェクト管理をする上でも大切です。便利なWebツールを活用して、日々増えていく膨大なタスクをスッキリと簡単に管理してみてはいかがでしょうか?

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