ビジネスチャットって?社内外コミュニケーションを円滑にするツール

今ではビジネスチャットを使って連絡を取り合うのが一般的になっています。リアルタイムで相手と情報のやり取りができますし、それらの全てを記録として残すことができます。ビジネスチャットは情報伝達の速さと記録性で電話やメールより勝っており、企業にとって最も重要なコミュニケーションツールとなっています。

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ビジネス向けチャットツールとは


日本人の約半分がLINEを利用していると言われています。LINEの便利さは離れている相手とリアルタイムでコミュニケーションを取れることです。複数の相手とやり取りができますし写真を送ることもできます。LINEと聞けば誰でも簡単にイメージできますよね。そのビジネス版がビジネスチャットなんです。基本はLINEと同じですがビジネスに特化しているツールなので、よりスピーディに使いやすくなっています。

ビジネスチャットって?


ビジネスチャットには色々なツールがあります。使う業種、目的などによってツールを選ぶことができます。例えば医療介護の現場で使いやすいツール、IT企業関連に特化したツール、会計事務に便利なツールなど色々なビジネスチャットツールがあるんです。今やビジネスマンはスマホが必携ですが、全てのビジネスチャットツールはスマホを使ってコミュニケーションが取れるようになっています。それぞれが離れた場所にいても、同じデスクで打ち合わせをしているのと同じ効果が得られるわけです。

ビジネスチャットを使うメリット

ビジネスチャットツールを導入した場合、具体的にどのようなメリットがあるのかをご説明しましょう。メリットを知ることで自社にどのようなビジネスチャットツールが適しておりどのように使いこなせばいいのかわかってきます。これまで利用していたメールや電話でのコミュニケーションがすでに時代遅れになっていることを実感できるでしょう。

スピーディ(リアルタイム)


速いだけならメールも同じですが、ビジネスチャットではリアルタイムでやり取りができます。リアルタイムなら電話も同じですがビジネスチャットなら複数とのやり取りができるんです。電話は相手の声によって感情が左右されたり挨拶をする手間がかかります。しかし、ビジネスチャットはメールなので必要なことだけを相手に伝えることができます。例えば、営業や経理、企画の担当者と相談したいとき、まるで会議室で打ち合わせをする感覚でコミュニケーションが取れるのです。やり取りは履歴として残せるので改めて内容を検討することができますし、伝達事項の紛失などを防ぐことができます。

情報の共有化

企業にとって情報は非常に重要なものです。今までは個々の部署やスタッフが持っていた情報をクラウドなどで一元化するようになっています。一元化より各部署やスタッフによって情報を共有化でき、有効活用ができるわけです。実はビジネスチャットには情報の共有化ができるというメリットがあるんです。例えば企画部で立案したプランを営業部や生産部へも伝達したい場合、ビジネスチャットを使えば添付資料としてリアルタイムに送ることができます。同時に資料のポイントについてチャット上でやり取りができます。このようにビジネスチャットを使うと、生きた情報を即座に共有化できるわけです。

社員教育

意外と知られていないメリットとして新人スタッフへの教育効果というものがあります。新入社員や新規に配属されたスタッフなどは、仕事の作業手順に慣れていないので戸惑うシーンがたくさんあります。直接同僚や上司に質問すればいいのですが、面と向かうと緊張して意思を伝えられない場合があります。ビジネスチャットなら気軽に利用できますし、雑談やおしゃべりをする感覚で使うことができます。新人はわからない点をストレートに質問できますし、教える立場からも事前にサポートをすることができるんです。ビジネスチャットは堅苦しい段取り抜きで相互のコミュニケーションがとりやすく、カジュアル感覚で社員教育にも役立つのです。

業務の円滑化


ビジネスチャットはコミュニケーションツールなので、人と人の関係を結びつける役割を果たします。人間関係がカジュアルになると業務も円滑に進めることができます。例えば、あるプロジェクトが進行している時に他の部署から新しい人材が参加する場合があります。そのような人は遅れてプロジェクトに参加したので状況把握が難しくなります。ビジネスチャットツールを導入していれば、過去のチャットのやり取りを見ることでプロジェクトの流れを掴むことができます。ビジネスチャットの過去ログには業務を円滑にするというメリットもあるんです。

チャットを選ぶポイント

ビジネスチャットの具体像と実際のメリットがわかってくれば、次はどのようなビジネスチャットツールを選んだらよいかという問題になります。色々なビジネスチャットツールがありますが、業種によってふさわしいものを選ぶ必要があります。ここではビジネス向けチャットツールを選ぶための2つのポイントについてご説明しましょう。

セキュリティで選ぶ


色々なビジネスチャットツールがありますが、グループチャットやファイルの共有、マルチデバイスへの対応などはどのツールにも備わっています。その中から自社に適したツールを選ぶポイントして重要なのがセキュリティです。個人で使用するLINEとは違って企業が活用するツールなので、外部への漏洩を防止するためのセキュリティ対策がしっかりしているビジネスチャットツールを選びます。

エクスポート機能

ビジネスチャットには必ず履歴が残りますが、万一の場合に備えてログのエクスポート機能が必要です。チャットでやり取りしたログはそのまま個人情報として埋もれてしまうことや、ハードの故障によって失われる恐れもあります。それを防ぐにはチャットのログを一元的な記憶媒体にエクスポートすることによって保存管理します。エクスポート機能はセキュリティ対策の大事なポイントです。

アクセス制限機能と暗号化


ビジネスチャットでのやり取りにつきまとう不安は情報の外部漏洩です。それを恐れて重要な情報に関する打ち合わせは社内会議で行うと決めている会社もあるぐらいです。外部漏洩やウィルス感染を防ぐための機能として重要なのがアクセス制限機能と暗号化です。アクセスに制限機能を持たせることによって、IPアドレスやデバイス認証のセキュリティを高めることができます。またSSLなどでメッセージを暗号化することによって漏洩を防ぐことができます。

ユーザビリティで選ぶ

社内にビジネスチャットツールを導入する場合、社員が受け入れやすいかどうかというのは大きな問題です。たいていの会社にはそれまで使っていたコミュニケーションツールがあります。メールかもしれませんし、LINEを使っていることもあります。新規に導入したビジネスチャットツールが使いにくいと以前のツールの方が良かったという不満が出ます。ビジネスチャットが定着しない場合も考えられます。それを防ぐにはユーザビリティが重要なポイントになります。

「既読」機能

ビジネスチャットのメリットは速さとリアルタイムな反応です。そのために必要なのが「既読」機能なんです。この機能はすでにLINEにありますが、ビジネスチャットの使い勝手を良くするためには必須の機能です。「既読」が出ない場合は相手がチャットに気づいていない証拠なので携帯電話をかけるなどの素早い対応ができます。ユーザビリティで選ぶなら「既読」機能はとても重要です。

スタンプ機能

LINEが爆発的にヒットしたのはスタンプ機能があるからです。スタンプ機能にはテキスト文字だけでは伝えられない、複雑な感情をアイコンで表現することができます。これはビジネスチャットツールでも同じです。例えば上司から部下への指導には厳しさがあります。テキスト文字にスタンプを添えることによって、感情のコミュニケーションが取れるようになります。特に若い社員はスタンプ機能があるだけで、ビジネスチャットを受け入れやすくなるでしょう。

ビジネスチャットを取り入れてみよう!

ビジネスチャットが企業内のコミュニケーションツールとしていかに重要かについて説明してきました。導入するメリットとビジネスチャットツールを選ぶ時のポイントがわかれば導入の準備はできたも同然です。このような最新のツールは実際に使ってみて、初めてその便利さがわかるものです。今すぐ導入して、そのすぐれた機能を体感してみてください。

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