仕事の効率が上がる時間管理方法とは?おすすめのツールやアプリもご紹介

フリーランスとして活躍していくために仕事の時間の管理の方法を的確に確立することが必要です。この記事では時間管理とは何か、時間管理の重要性、時間管理が難しいのはなぜかについて解説します。また、仕事の時間を管理するうえでの正しい考え方、時間管理のためのツールやアプリについてもご紹介します。

ホームページを最も簡単に作る方法とは?メリットとデメリットも解説 | ホームページ大学

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時間管理とは


時間管理とは時間を有効に利用するために自分のスケジュールを正しくコントロールすることといえるでしょう。時間は刻々と進んでいきます。時間を止めることも、遅らせることも、速めることもできません。ですから、時間を管理するためには時間の流れを最大限に活用できるように、自分の時間の使い方を調整することが大切です。

時間管理の重要性

「Time is money」、「時は金なり」と言いますが、フリーランサーが仕事で成功を収めるうえでも時間管理という要素はとても重要です。会社などで組織の一員として働いていたときと異なり上司や先輩などが自分の時間の使い方を管理してくれるわけではないからです。フリーランサーはどんな時間の使い方がベストであるかを自分で確立していかなければ、成功をつかむことは難しいでしょう。

なぜうまく時間管理ができないのだろうか

時間管理が難しいとされる理由のひとつに、どこから手を付ければよいのか見当がつかないということがあります。アポイントの予定やタスクの期限に追われてしまっていて管理どころではないというケースです。こうなってしまっていると立ち止まって時間の使い方の整理をすることもできず、うまく物事を進めることができません。

使える時間は決まっている

すべての人に平等に時間というリソースが与えられています。1日24時間、1週間168時間です。無計画でだらだら仕事をしていても同じように時間は過ぎ去っていってしまいます。睡眠の時間や自分と家族の時間も含めて、適正な量の仕事の計画を立てることができなければ計画は破たんしてしまいます。フリーランサーの場合であれば睡眠時間を大幅に削りながら納期をギリギリクリアする生活が続いてしまったり、家族と過ごすために計画していた時間を変更しなければいけなくなったりしてしまいます。

仕事を効率的に!今すぐできる時間管理法

では、仕事の時間をどのように管理することができるのでしょうか?時間管理にはやるべき仕事を把握すること、やるべき仕事に優先順位をつけること、やるべき仕事の完了期限を正しく把握すること、やるべき仕事をスケジュールに配置して柔軟に実行していくことが含まれるでしょう。では、それぞれのステップについて詳しく解説していきましょう。

やるべきことを洗い出そう


まず最初の段階として、自分の仕事としてやるべきことが何なのかをきちんと把握しておくことが大切です。山のように存在する仕事をそれぞれタスクとしてメモしていくなら、自分のやるべきことに何が含まれているのかを正しく理解する助けになります。やるべきタスクが洗い出せたならそれらのタスクをリスト化してみましょう。

ToDoリスト

やるべきタスクをメモするのに「ToDoリスト」が便利です。ToDoリストとはそれぞれのタスクに期限を記載する欄と、完了したときにチェックをつける欄を持たせたリストです。やるべきことを一覧で把握できるので自分の仕事がどんなペースで進んでいるのかを一目で確認することができます。ToDoリストを管理するための専用のアプリなどもたくさんありますから、いろいろ試してみるのもよいでしょう。

優先順位をつけよう


やるべき仕事がしっかり把握できたならどの仕事のタスクからはじめるかを決めなければなりません。「緊急度」と「重要度」が高いタスクがやるべき仕事だと判断できるでしょう。緊急で重要な仕事が今一番最初に取り掛かるべき仕事ということになります。反対に、緊急でも重要でもなくただやりたいと思っているだけのタスクは後回しにしなくてはなりません。

期限を決めよう


優先順位を決めると同時に、それぞれのタスクを完了させる期限を決めていきましょう。今日中に行なうもの、その中でも今日の午前中にしなければいけないもの、明日でもいいもの、今週中には完了させたいものなど、いろいろな期限のつけ方があります。このステップをきちんと考慮することができれば、いつも何かに追われて慌ただしくしてしまうということも避けることができるようになるでしょう。

計画を立てよう


優先順位の高いタスクから自分のスケジュール帳に記載していきます。これができた時点で、今日最低限果たさなければいけないことが何時までに終わるかが把握できます。緊急なタスクがたくさん溜まってしまわないように、緊急でないうちに手を付けられれば立派に仕事の時間管理ができているといえるでしょう。

最後に、時間管理で最も重要なステップがあります。それはスケジューリングしたタスクを確実に実行することです。フリーランサーとして仕事していると、気を散らしてしまうさまざまな要素に過度に気を取られないように普通以上の注意が必要になります。スケジュールしたことを予定通りの時間で完了できるように務めましょう。

時間管理がうまくできない人におすすめのツールとアプリ


では、フリーランサーが自分の仕事の時間管理を上手にできるようになるための、無料で使えるツールやアプリをそれぞれの特徴の解説付きでご紹介いたします。時間管理が苦手な方でもこれらのツールやアプリを駆使することによって、仕事のスピードとクオリティを格段に向上させることができます。どれも難しい設定が必要なわけではなく、料金もかからずカンタンに使えるものばかりですからぜひ挑戦してみてください。

Google Tasks(グーグルタスク)

Google Tasks(グーグルタスク)のHPはこちら
すでに多くの方が利用されているかもしれませんが、グーグルタスクの特徴をご紹介します。グーグルカレンダーと連動させて使うことができるこのToDo管理ツールは、Googleのツールだけあってとても便利です。グーグルカレンダーの右側に表示されて、カンタンにタスクを登録することができます。タスクに期限を設定するとカレンダーにも同期されます。カレンダーの期限の日付の欄にチェックボックス付きで表示しリマインドしてくれます。グーグルカレンダーを使っている方なら使わない手はないですね。このツールの公式のアプリはないですが、いろんな無料アプリと料金なしで連携することもできます。

Todoist

TodoistのHPはこちら
Todoistはあらゆるプラットフォームに対応したタスク管理ツールです。特徴は、定期的な繰り返しタスクを登録することができるだけでなく、そのタスクを複数のチェックリストに細分化でき、どこまで進捗できたかを把握することができるところです。タスクを実行することによって「カルマ」という値が加算されます。タスク管理をゲーム化しているので楽しく仕事ができ、モチベーションも上がります。スマートフォンアプリもあり、料金は無料です。

Flat Tomato

Flat TomatoのHPはこちら
最後にご紹介するアプリはポモドーロテクニックという時間管理の概念に基づいたアプリのFlat Tomatoで、料金は無料です。ポモドーロとはイタリア語でトマトのことです。このツールには、集中力を管理するという特徴があります。仕事に最大限集中するには適切なメリハリが必要。ポモドーロテクニックは時間を計って作業と休憩をきちんとアラートし、仕事にメリハリを持たせるようにします。50分作業したら10分休憩し、また50分の作業に戻るという具合です。それぞれの作業クールでどこまで進捗させるかを明確にしておくと、1日の終わりには驚くぐらいきちんと仕事がはかどっているということを体験できます。

時間をきちんと管理してクリエイティブな仕事を!

時間をきちんと管理することができれば、もう時間に追われて作業することも納期前に徹夜してがんばることも必要なくなることでしょう。仕事をクリエイティブにこなしていくことができるようになると、さらに質のよい仕事を提供できるようになるはずです。このように、時間を制することによって上昇のスパイラルをつかむことができるのです。

アプリなどを試してみて、よりクリエイティブな仕事ができるように挑戦してみましょう。

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