社内コミュニケーションを活性化することによって、職場の環境や人間関係が良好になるだけではなく、個人のモチベーションが上がり、会社全体の功績に繋がると考えられます。
ここでは、社内コミュニケーションの重要性や、職場がもっと楽しくなるために実践しやすい、社内コミュニケーションを活性化させるポイントについて紹介します。
社内コミュニケーションとは
一見、プロジェクトの成功や生産性には関係ないと思える、社内コミュニケーションですが、活性化させることで仕事を円滑に進めたり、未然に大きなトラブルを回避できたりするというメリットがあるといわれています。ひとつのプロジェクトを成功させるには、メンバー全員の意志の疎通や共感と合意が大切な要素ですが、それを叶えるための基本が、社内コミュニケーションだと考えられます。
社内コミュニケーションって？
社内コミュニケーションには、「ホウ・レン・ソウ」と呼ばれる、乗務上の報告・連絡・相談は元より、ナレッジの共有や納期に向けてのスケジュールの調整、何気ない雑談にいたるまで、さまざまな要素が含まれるとされています。ビジネスにおいての生産性を高めるためには、業務に直接関わる報告・連絡・相談だけではなく、タテ・ヨコに関わらず社員同士の雑談などの社内コミュニケーションが重要とされています。
社内コミュニケーションの重要性
円滑な社内コミュニケーションによって、情報を上手く共有することができれば、思い違いや連絡ミスが解消され、大小さまざまな失敗を回避し損失を未然に防ぐことが可能でしょう。また、コミュニケーションが活発な職場では、居心地のよさや話しやすい雰囲気から、モチベーションがアップするだけではなく、離職率の低下や新しいアイディア・ビジネスが生まれることなどのさまざまなメリットが考えられます。
社内コミュニケーションを活性化させる5つのポイント
社内コミュニケーションを活性化させるためには、社内全体がひとつの目的に向かうための意思疎通を明確にすることや、業務とは直接関係ない雑談ができる機会を増やすことが大切です。そのためには、「ホウ・レン・ソウ（報告・連絡・相談）」を素早く行える環境の整備や、雑談が生まれやすい場を設けることが必要になってきます。
「ホウ・レン・ソウ」をスムーズに行うためには、従来までの社内メールでは、プロジェクト全体を把握するには不充分なため、他の手段も必要と考えられます。また、雑談に関しても、従来のありかたでは話すメンバーが固定されることが多いため、タテ・ヨコ以外にも性差や部署を超えたコミュニケーションの場を作ることが肝心です。
社内コミュニケーションを活性化する5つのポイントについて見て行きましょう。
1. プロジェクト全体を把握！チャットの活用
社内コミュニケーションの活性化のためには、ITツールを活用することが有効と考えられています。しかし、実際にいちばん多く使用されている社内コミュニケーションツールとしては未だに「電子メール」が圧倒的だという調査結果があります。一般に汎用性の高い電子メールですが、社外メールだけではなく、社内メール全てに目を通すには、時間がかかりすぎることや、ビジネスメールでは用件だけではなく、マナーとして挨拶文なども必要なことからスピード感に欠けるなどの欠点があります。
それを解消するためにもプロジェクトに関わる全ての人に、同時にナレッジやファイルの共有、スケジュール管理、意思決定などをスムーズに行える、ビジネス版チャットツールを導入する企業が増えているようです。
ビジネス版チャットにはさまざまなツールがありますが、その中でも「チャットワーク」と「Slack」の2つのクラウドサービスが代表的です。それらのチャットツールの特徴やメリットなどについて詳しく見て行きましょう。
正にクラウド会議室！チャットワークの特徴
ビジネス版チャットの人気の秘訣は、メールとは違って挨拶文を記載することもなく、気軽なメッセージのやりとりによって、コミュニケーションの活性化や、「ホウ・レン・ソウ」及び決定事項の意志確認などを迅速に行えることがです。
「チャットワーク」と「Slack」の共通のメリットとしては、下記のものがあげられます。
・パソコンからだけではなく、スマホやダブレットからもアクセスできること
・Eメールでありがちな迷惑メールのようなメッセージが届かないこと
・送信後のメッセージを削除したり、編集したりすることが可能であること
・大きな容量のファイルが送信可能なこと
・無料プランがあること
チャットワークの機能は、相手と一対一だけでははく、社内・社外共に案件やプロジェクト単位、部署ごとなど複数名でチャットグループが作成できるため、全ての会話を共有することが可能です。また、タスクを作成・編集して確認を取り合うことや、ファイルの共有、ビデオ通話や音声通話なども使用することが出来るため、詳細なコミュニケーションを実現できます。また、国内企業が運営しているため、日本語のサポートが受けられるメリットも魅力です。
5GBまでのストレージや14グループまでのチャットが可能な無料プランから、機能によって1ユーザー月々400〜800円の4つのプランが用意されています。
コードの投稿が可能なSlack
Slack（スリック）とは、アメリカ発のビジネス版チャットツールですが、オンラインゲームを開発する際のコミュニケーションに使用するために作成したツールとされ、その性質からエンジニアやIT関係の企業に人気があるチャットツールのようです。
チャットワークと共通の機能は多いのですが、Slackの特徴として下記のものがあげられます。
・GoogleカレンダーやGoogleハングアウト、skype、Twitter、Instagramなどの外部のサービスとの連携
・コードなどプログラミング言語を投稿できるsnippet機能
・ドキュメントの作成や編集、コメントなどをチャット内で行え、情報を統一することができるpost機能
5GBまでのストレージと10Kまで最新のメッセージが表示される無料プランから、機能によって1ユーザー月々850〜1,600円の3つのプランが用意されています。
チャットワークとSlackはどちらもユーザーの多いチャットツールで選択に迷ってしまいますが、社内及び国内関係者とのやり取りやタスクを確実に実行・消化するには「チャットワーク」、メンバーにエンジニアが多い場合には「Slack」というような使い分けをおすすめします。
2. 席を固定しない！フリーアドレス制度の採用
「フリーアドレス」とは、従来のオフィスのように座席を固定せず、毎日違う席で仕事をするスタイルのことを言います。本来は、外勤の多い職種やスペースを効率化するために導入されていた制度ですが、思わぬ副産物として社内コミュニケーションの活性化に効果があったため、導入する企業が増えているようです。毎日席が変わることで、さまざまな人と直接話す機会が増えるため、社内の雰囲気もオープンになり、コミュニケーションがとりやすいというメリットがあります。
3. 雑談に花が咲く？マグネットスペースの導入
自然に人が集まってくるスペースを「マグネットスペース」といいます。業務に直接関係のない雑談のコミュニケーションを重視する場合には、かしこまった会議室や休憩所ではなく、ちょっとした立ち止まりやすいスペースを作ることがポイントです。例えば、コピー機やコーヒーサーバーの周りに、掲示板を設置したり、ソファや椅子を置いたりするだけで何気ない会話が生まれるマグネットスペースに早変わりします。タテ・ユコ・性差を超えた社内コミュニケーションの活性化を促す、スペースになることに期待が持てます。
4. ランチタイムをコミュニケーションの時間に
最近では、ランチを工夫することで、社内コミュニケーションを活性化させている企業が増えているようです。例えば、週に一度月曜日にチームでランチをしている「サイバーエージェント」や、セクシーな女性がウエイトレスのフーターズでランチ会議を行う「かっこ株式会社」、週に一度ランダムのグループで仲良しランチを開催している「面白法人カヤック」、定期的に自動的にチーム分けされたメンバーとのシャッフルランチを行う「Goodpatch」など、ランチタイムを利用したユニークな取り組みで、社内コミュニケーションを盛り上げるだけではなく、業績も好調な企業ばかりです。
5. 好きなことの共有が繋ぐコミュニケーション
趣味や好きなものの共有は、自然にコミュニケーションが活性化するためにも、素晴らしい体験だと言えます。社内で同じ趣味や好きなことを持っている人同士で、サークルや部活を行うことを制度化することで、部署や年齢を超えてコミュニケーションが活性化するため、社内の人間関係を円滑にさせてくれます。
業務以外で会社の人と過ごすことはハードルが高いかもしれませんが、趣味や好きなことに対しては誰しも積極的になれるのではないでしょうか？会社側も、熱心な活動をしているグループには優先的に活動の費用を支給するなどの、対策が必要と考えられます。
社内コミュニケーションの活性で業績アップ
社内コミュニケーションの活発化は、オフィス全体の雰囲気がよくなるだけではなく、モチベーションのアップや意思疎通の統一、離職率の低下など業績の向上に繋がるためのたくさんのメリットがあるといわれています。それを叶えるには、コミュニケーションツールの活用や人が集まる工夫が不可欠です。ここで紹介した5つのポイントを取り入れて、社内コミュニケーションの活性化にお役立てください。
