みなさんはビジネスシーンのコミュニケーションに欠かせない名刺をどう整理していますか？名刺管理をうまくできれば、顧客管理も楽になり、業務の効率化につながります。名刺管理はパソコンソフトやスマホアプリを活用すると便利です。無料または有料の名刺管理ソフトから、利用環境やニーズに合わせたソフトを厳選してご紹介します。
名刺管理の方法
日々増えていく名刺。顧客からいただいた名刺をしっかり管理しておかなければ、探そうとしても見つけるのが大変です。名刺ホルダーに挿していく昔ながらの方法もありますが、カテゴライズも面倒で収納場所を取ってしまいますよね。もっと簡単で合理的な名刺管理をするには、専用の名刺管理ソフトがおすすめです。PCソフトやエクセル、スマホアプリなどを通してデータ化しておけば、必要なときにすぐ検索したり簡単に整理が可能です。無料または有料ソフトが多数リリースされていますので、自分のニーズに応じて選ぶことができます。
ソフト・アプリ
最近人気の名刺管理方法はPCのソフトやスマホアプリを使ったものです。無料でも有料でも多くの種類が出回っています。PCとスマホでデータを連携して同期させる名刺管理ソフトもあります。また、クラウド管理タイプも増えてきました。名刺管理のソフトやアプリを選ぶには、無料にするのか有料にするのか、名刺枚数はどのくらいをイメージしているか、自動で読み込みできるか自分で入力しないといけないのか、さらに、パソコンとスマホ同士の連携やアドレス帳との同期まで、使いたいソフトの特徴を比較して検討しておく必要があります。
エクセル
オフィスにあるPCならエクセルは必ずといっていいほど入っているはずです。エクセルで名刺管理をする方法は以前からよく使われてきました。無料フォームが多く出回っているので、それをダウロードしてそのまま通常の表計算を使う感覚で名刺管理をすることができます。普段から親しんでいるエクセルなら、操作もやりやすく、名刺の情報を入力したり、顧客の情報を検索するのも便利に行えます。フォーム機能を使ってフォーマットさえ作っておけば、後はどんどん情報を追加していくだけでいいからです。PCのみで名刺管理を完結してスマホアプリの活用をしないケースで根強い人気があります。
おすすめの名刺管理ソフト！
エクセルで自作しなくても名刺の管理は無料ソフトで簡単に始められます。PCにインストールするタイプやスマホのアプリから使い勝手に合わせて試してみてください。無料ソフトでも名前や会社名、その他の情報を保存・検索する基本的な名刺管理は可能ですが、もっと名刺管理を便利でスマートにしたいなら有料のソフトを使ってみるのもおすすめです。有料ソフトは多機能な上、社内でデータ共有して多くの社員が活用できるタイプに人気が集まっています。それでは、名刺管理をPCソフトやiPhoneなどのスマホアプリで行える、おすすめの名刺管理ソフトをご紹介します。
Sansan
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【特徴】無料／有料プランあり／法人向け／クラウド／iPhone／Android／100枚
中小企業におすすめな共有性に強みのあるソフトです。複数の社員が集めた名刺データをデータベースで一元化できます。データ化の手順はシンプルなのに、人力OCRなのでデータの精度が高く高品質な保存が可能です。
本格読み取りおまかせ名刺管理3
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【特徴】有料／個人向け／個人向け／法人向け／PC／クラウド／枚数制限なし
エクセル感覚で使える表計算ソフトのようなインターフェースでなじみやすいソフトです。Panasonicの高精度OCRエンジンを搭載していて、大量の名刺データを簡単に保存活用できます。
CamCard
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【特徴】無料／個人向け／法人向け／クラウド／多機能／iPhone／Android／枚数制限なし
世界的にユーザーを持つ16カ国語対応の名刺管理アプリです。基本的な情報だけでなく、商談記録やタスク機能、電子名刺の交換機能など、社員や会社のニーズに合わせて多彩な使い方ができるよう多機能になっているのが魅力的です。
THE名刺管理
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【特徴】無料／有料プランあり／法人向け／クラウド／iPhone／Android／枚数制限なし
高精度のOCR搭載で入力もあっという間に完了。データ管理がとても便利な無料クラウドサービスです。スマホアプリの活用で出先からでも簡単に管理や運用ができます。データ修正サービスが提供差入れているので、データの訂正があってもアウトソーシングによる業務の効率化が実現します。
Eight
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【特徴】無料／個人向け／法人向け／クラウド／iPhone／Android／枚数制限なし
最大の魅力は、データ化する情報の精度を高めるため人の手によって名刺の撮影画像をチェックしている点です。これで、正しい文字情報をデータ保存することが可能になりました。アプリ運営会社ではとくにセキュリティ対策に力を入れていて、セキュリティ審査機関認定のデータセンターと暗号化通信が行われます。
HotProfile
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【特徴】有料／体験版あり／法人向け／営業支援／クラウド／iPhone／Android／枚数無制限
営業支援ツールの中の大きな柱である名刺管理機能が高く評価されています。名刺をスキャンするか撮影して送信するだけで、入力作業とデータ保存はオペレーターが行うので楽々です。保存された顧客情報は営業担当者が使いやすいよう営業支援機能が充実しています。名刺から見込み顧客への一連の流れを手軽に手に入れられるソフトです。
スマート名刺管理
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【特徴】有料／法人向け／クラウド／PC／iPhone／Android／枚数制限なし
一太郎やATOKで知られるジャストシステムから発売の名刺管理ソフト。スキャンすれば名刺をATOKの姉妹版KOTAでデータベース化してくれるので取り込みに強みを持っています。Googleコンタクトを使えばPCはもちろんスマホから取り込んだデータも同期できるので、オフィス利用にぴったりです。
名刺読取革命Ver.2
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【特徴】有料／法人向け／クラウド／PC／枚数制限なし
名刺情報のデータ共有機能が充実しています。連携ソフトと簡単にインポートやエクスポートが可能なほか、社内LANでつながれているパソコン間でのデータ共有が簡単に行えます。英語名刺や縦書き名刺にも対応しているので、スキャンを使って多彩なタイプの名刺取り込みが一括で可能です。現在はダウンロード版とライセンス版のみ販売。
まずは無料の名刺管理ソフトから始めてみよう
ここに紹介した名刺管理ソフトはほんの一部ですが、人気が高くよく利用されているものをとくに選んでみました。まずは無料ソフトや体験版で名刺管理ソフトの使い勝手を理解してから、さらに、機能の充実した有料ソフトへの移行を検討してみてはいかがでしょうか。その際、最低限データ入力の精度と使いやすさをクリアできるソフトを選んでみてください。
