CRAZY OFFICE 代表 佐々木 莉桜
北海道函館市時任町13-11-2F

090-7512-8731

あなたはこういう事務作業やっていませんか

普段、自分でやっている作業

  • ワードやエクセル。データ入力から書類(文書)作成。
  • セミナー資料の作り方を調べたり、作れる人に聞く。
  • 慣れないワードプレスにログインして、記事投稿をする。
  • 画像(写真)にモザイクや文字入れる加工処理してみた。
  • お客様にアンケートをお願いしたいけど、時間がない。
  • やることいっぱいあるのに、ひとつひとつ時間かかる。
  • セミナー資料の作り方を調べたり、作れる人に聞く。

それ、秘書にやってもらいましょう!

あなたがやっているその作業、
まるっと全部お引き受けします。
ワードも、エクセルも、ワードプレスも・・・。
細かい機能とかよくわからないし、
時間かけて苦労してやってみたけど、
なんだかうまくできない。
教わったところで、覚える前に忘れる。
そもそも忙しくて、作業してる時間がない。
原稿や画像など、元となる情報を用意するだけ!!

細かいこと、めんどくさいことは、

全て私にお任せください!


オンライン秘書を始めたきっかけはアルバイト先でのことでした。

上司の代わりに文書を作り直ししました。

実は先週、アルバイト先で文書の作り直しがありました。

絶対必要なものではなく、「自分たち、スタッフみんなのミスがないように。」と、上司が自作したもの。
本当は1枚にしたかったし、抜けているところ、修正したいところがたくさんある。
『作り直さなきゃいけない。でも忙しいし、うまくできない。』
この1枚を作成するにも、時間がかかり、かなり苦労したとのことです。

『私だったら、このくらい苦労することなく、15分や30分くらいでパパっとできる。』と思ったので、

上司に提案して代わりに私が作ることにしました。
すると、上司がすごく喜んでくれました!!

「こんなに喜んでもらえるのなら・・・もっとやりたいな。もっと喜んでもらいたいな。」
と思ったことが、今回のサービスを始めたきっかけです。

毎日の雑務が減り、楽になって、業務の時間短縮になります。

私は書類や資料をたくさんパソコンで作ってきました。
仕事では、高額療養費制度の案内文書を作ったり、
プライベートでは、計算が好きなこともあり、18歳から自分の収支を記録しています。
(いまでは毎年の確定申告が楽しいです。)

また、両親はパソコンは持っていても、
ワードやエクセルの操作がわからず、教えても次に使うときには忘れています。
そのため、いつも私が代わりに作っています。

以下、たとえば、こんなことが楽になります。

手書きからデータ化します。

手書きの売り上げ記録も・・・

日付別・月別にまとめます。

  • 「こういう感じで、こういうことを書いてまとめてほしい。」
  • 「ここ(写真)と、ここ(写真)を、1枚にまとめた資料を作ってほしい。」
という、頭の中ではイメージできていることを指示。そして、できたデータを確認するだけ。

あなたは指一本動かす必要もありません

手書きでも、写真でも、元になる情報は何でもいいです。

私はいただいた指示・情報を元に、書類や資料を作ります。
もちろん、修正がないようにお作りしますが、
  • 「いまいちピンとこない。」
  • 「ここをちょっと変えて。」
といったことがあれば、なんなりと遠慮なく言ってください。

※2021年6月現在、請求書の発行から発送まで、このような流れで行っています。
請求先や金額など一覧をエクセルデータで送ってもらい、お客様には請求書になったデータを確認いただいています。

ワードプレスの管理、更新作業も

自社の公式サイトや商品のオフィシャルブログの制作代行もいたします。

  • 記事の代理投稿や修正。
  • コメントのチェック。
  • アクセス解析(Googleアナリティクス)の設置・設定
  • プラグインやワードプレスの更新など保守メンテナンス。
  • バックアップ処理。
など、サイトやブログ(WordPress)の作業を代行します。
お客様はログインすらしなくてよくなります。

ワードプレス歴7年の運用経験がありますので、安心してお任せください。

※記事の執筆(ライティング)も、ご相談ください。
文書や資料の作成、ワードプレスの記事更新など、作業をしてもらうことによって、

・指示するだけで、イメージした文書や資料ができる。
・WordPressや画像ソフトなどの操作を覚える必要なし。
・セミナー資料作成も悩まなくなります。
・1~2時間のかかる作業を15分や30分に短縮できる。

他にも、音声データの書き起こしや領収書の整理など、細かいこともお任せください。
このような誰にでもできる業務を省略してしまいましょう。

そして、何よりも作業時間の節約されて、事務作業から解放されたことで、
「本来、経営者としてやるべきこと」に
集中することができるようになります。

また、空いた時間でリフレッシュをしたり、
家族と過ごすなど、プライベートが今よりもっと充実してくる。

心身ともに休めたことで、
新しいアイデアが思い浮かんだり、やりたかった企画にも挑戦できます。

お客様へのサービスも向上するので、売り上げが伸びます。

ディレクターやアシスタントを省略。個人だからこそ作業が早い。

秘書やアシスタントをオンラインで探すと、「チーム」での運営がほとんどです。

「チーム」の場合。
あなた → ディレクター → アシスタント → ディレクター → あなた

「個人」の場合。
あなた → 私 → あなた

チームの場合は、ディレクターさんがフロントにいて、そこから専門のスタッフさんなどに仕事を割り振る体制になります。
ですが、個人の場合、依頼をお受けするのも私、作業するのも私です。
そのため、アシスタントさんを探したり、作業完了を待つ時間を短縮できます。

アシスタントさんの分を省略するという意味では、修正や変更のときもまた1往復させることになり、時間がかかります。

また、指示をお聞きする「ディレクター」さんと、実際に作業する「アシスタント」さんが、別の人になります。
すると、聞き違いや認識違いといったこと、「ディレクターさんには、こうしてほしいって言ったんだけどなぁ。」ということもありえます。
その点、個人だと、ご依頼を受けて作業完了するまで、すべて私が行いますので、又聞きになることはありません。

リリース前の情報や機密事項など、情報漏えい対策という点でも、「個人」の方がおすすめです。

ご希望のコミュニケーションツールでメッセージのやり取りができます。

メッセージのやり取りは、あなたのご希望のコミュニケーションツールを使います。
  • 電話
  • メール
  • チャットワーク
  • Slack
  • Facebookメッセンジャー
など、主に使用しているアプリ(ツール)で、作業の指示や確認をしていきます。
パソコンにカメラもつけていますので、必要に応じて、ZOOMなどのビデオ通話も可能です。
上記にないツールでも、遠慮なく仰ってください。

通常は、作業や考える時間の邪魔にならないよう、チャットやメールなど文字でメッセージを送ります。
今後の方針を決める会議や月1回の打ち合わせ、急ぎの要件など、ビデオ通話も対応します。

メディア(新聞)で紹介されました!

北海道新聞「みなみ風」
2021年3月2日の北海道新聞「みなみ風」に、オンライン秘書サービスのことが掲載されました!
函館新聞
2021年3月24日の函館新聞に、オンライン秘書秘書サービスのことが掲載されました!
函館新聞
2021年3月24日の函館新聞に、オンライン秘書秘書サービスのことが掲載されました!

プロフィール

兼業主婦・趣味ブログアフィリエイター
佐々木莉桜(ささきりお)

中学生のとき、はじめてパソコンを購入してから、ワードで文書を作り始め、
高校生~専門学校で、ワードやエクセルなど、パソコン関係の資格検定を取得。

高校卒業後、一人暮らしをはじめてからは、家賃から水道光熱費をエクセルに記録。
2014年から、支出のほかに収入もまとめて、確定申告をしています。

2013年12月、アフィリエイトをはじめて、2014年4月からワードプレスを開始。
更新してきた記事は、2000記事以上。
そして現在は、ライターさんに記事をお願いし、記事の添削や指導も行っています。
実績・資格

・ワープロ検定(ワード)1級取得
・情報処理検定(エクセル)1級取得
・WordPressでブログ運営(アフィリエイト)、7年目
・「パソコンやウェブ関係はよくわからない。」
・「時間があれば、やりたいことがある。」
なら、一度、ご検討ください。