電話代行サービス業者に依頼するメリットと選び方

電話対応だけに人件費を割くのも、意外と大きな出費となります。
そのため、近年は電話代行サービス業者と契約する企業も増えてきました。
今回は、電話代行サービス業者に依頼するメリットや、業者の選び方、
おすすめ業者などについて紹介していきます。

電話代行サービス業者と契約するメリット

電話代行サービス業者に依頼することで、さまざまなメリットがあります。こちらでは、どんなメリットがあるのかを見ていきましょう。

・低コスト

先述したように、電話対応のスタッフを雇うとなるとかなりのコストがかかります。企業の規模によってはひとりやふたりでは追いつかないこともあるでしょう。しかし、電話代行サービス業者はひとり分以下の金額で依頼できる業者もあります。つまり、低コストで電話対応をしてもらえるということです。

・効率が良くなる

電話対応を自社スタッフで行うと、他の作業ができなくなるため作業効率が悪くなります。しかし、電話代行サービス業者と契約することで、時間を有効活用できるようになるのです。電話の要件などはしっかり報告をしてくれるので、緊急事態が起こってもすぐ対処できます。

・安定のクオリティ

電話対応は自社で行うと、どうしてもクレームが入る場合があります。慣れていない人、相手を不快にさせてしまう人などさまざまだからです。しかし、電話代行サービス業者は、電話対応を仕事としているので、安心のクオリティで対応してもらえます。

電話代行サービス業者の選び方と言っても、さまざまなポイントがあるため悩む人もいます。こちらでは、注目しておきたいポイントについて見ていきましょう。

・自分で電話をしてみる

いくら評判が良くてもどんな対応をしてくれるのか、自分で体感できないと不安ですよね。近年はインターネットによる申し込みで完結するところもありますが、実際に電話をかけてみてどんな対応をするのかで見極める方法も有効ではないでしょうか。

・複数業者と比較

すぐにサービスを受けたい企業ほど「代行業者だから大丈夫だろう」という考えで契約をしてしまう場合があります。しかし、複数業者を比較することでその会社の強みなどが見えてくる場合があるので、複数比較は重要です。

・安さだけに釣られないように

電話代行サービス業者の費用が安いと、思わず「ここが安いから契約しておこう」となるかもしれません。しかし「安さ」には理由があります。求めているサービスがなかったり、電話対応が杜撰だったりと、安易に決めてしまうにはリスクが高すぎるのです。

いくら、電話代行サービス業者を雇っていたとしても取引先などはその事情は知りません。電話対応＝あなたの会社の看板を背負っているということになるのです。そのため、安易に決めてしまわないようにしましょう。

電話代行サービス業者はすべての業者のクオリティが一定であるというわけではありません。そのため、注意しておかないといけないこともあります。こちらでは、どんな部分に注意するべきかを見ていきましょう。

・オペレーターの対応品質はバラつきがある

各代行業者で対応教育などはありますが、それでもオペレーターの対応品質にはばらつきが出てしまいます。一定水準を超えた状態でのばらつきならば問題ありませんが、明らかにクオリティの低い対応をする代行業者もあるので注意しましょう。

・情報共有がされない

緊急事態が起こった際など、すぐに連絡をしてくれるかにも注意してください。電話代行をお願いしていても、肝心な時に情報共有がされないのであれば意味がありません。特に、取引先とのトラブルなどはすぐに対応しない取引自体が無くなってしまう可能性があるので、気をつけてください。

・転送サービスの場合もある

電話代行サービス業者と言っていても、電話転送サービスのみの対応という業者もあります。そのため、求めている電話代行をしてくれない業者もあるので気をつけてください。しっかりと電話代行をしてくれるか見極めましょう。

電話代行サービス業者を選ぶ場合、対応の良さを重視する人がほとんどでしょう。こちらでは、対応力が高い電話代行サービス業者について見ていきましょう。

・渋谷オフィス

勧誘電話をシャットアウトできるメリットがあり、電話対応の良さにも定評があります。さまざまなサービスがプランに含まれているので、ぜひ検討してみてください。

・MKサービス

料金が格安という大きなメリットがあります。返金保証制度はありませんが、その分費用の安さが特徴的な会社です。

・ビジネスアシスト

さまざまなサービスがプランに含まれているので、求めたいことが多い企業におすすめです。外出対応もしてくれるだけではなく、緊急時の電話連絡や即時メール連絡などにも対応しています。