社会保険労務士法人ジャスティス電子契約システム

新しい働き方を実現する
電子契約システム

コスト削減

業務効率化

コンプライ
アンス強化

契約業務で
こんなお悩みありませんか？

印紙代、切手代、印刷代、郵送料の負担がかかる。
印刷、製本、押印、郵送といった作業工程が多く、業務効率が悪い。
書類の改ざんや紛失など、管理漏れや情報漏洩のリスクを懸念している。
書類が膨大で保管するスペースに困っている。
テレワークやリモートワークの際に、書類を稟議に回せない。
印鑑を押印するためだけに会社に出社しなければならない。
契約業務の工数を削減したい。
印刷、製本、押印、郵送といった作業工程が多く、業務効率が悪い。

電子契約とは？

脱「紙・ハンコ」

従来の紙ベースで作成した「契約書」、「発注書」などの書類は、
署名の記入や印鑑の押印が必要でした。

電子契約システムを使用すると、署名と印鑑を『電子署名』と
『タイムスタンプ』に代えてクラウド上で行うことができます。

これまでの「紙とハンコ」の契約業務を電子化することで、
作業時間とコストを大幅に削減することができます。

新型コロナウィルスの感染拡大により、在宅勤務（テレワーク、
リモートワーク）を導入するケースも増加しました。

紙ベースの契約書類をテレワークで取り扱うのは困難ですが、
電子化なら、ネット環境があれば場所を問わず
契約業務が対応可能です。

電子契約で締結した書類は法的に問題ない？

電子契約システムに関連している法案は
「電子署名法」、「電子帳簿保存法」、「e文書法」です。
当サービスは、上記の法案に準拠しております。
よって、紙ベースの契約書と同等の法的証拠能力があります。
万が一、裁判になった場合にも有効な証拠として認められます。

電子契約が使える書類・使えない書類

＜電子契約が使える書類＞
2001年に電子署名法が施行されて以降、電子文書も紙書面で契約されたものと同等に通用する規定が順次整備され、近年では法令で書面を締結することが義務づけられているものを除き、ほとんどの契約類型において電子化が認められています。
以下のような書類は、電子契約で行うことが可能ですが、以下の書類は例示であり、電子契約で締結できるもののほんの一部にすぎません。

〇雇用契約書、労働条件変更合意書
〇各種の誓約書
〇身元保証書
〇秘密保持契約書
〇副業・兼業に関する届出書
〇年俸制契約書
〇給与明細等電子交付同意書
〇同一労働同一賃金に関する説明書
〇転籍同意書
〇稟議書
〇各種の契約書、覚書　　etc…

＜電子契約が使えない書類＞
上記のとおり、ほとんどの契約書において電子化が認められていますが、一部の契約では書面の締結が義務づけられているものがあります。
その代表的なものは以下のとおりです。

×定期借地・定期建物賃貸借契約
×宅地建物売買等媒介契約
×投資信託契約の約款（投資信託及び投資法人に関する法律）
×マンション管理業務委託契約
×訪問販売等特定商取引における交付書面
×労働者派遣個別契約
×労使協定書

詳しくは、国税庁の「電子帳簿保存法Q&A（一問一答）」を
ご覧ください。

電子契約を利用するメリット

コスト削減

書面契約で必要だった、紙代・印紙代・印刷代・郵送料などのコストが、電子契約になると削減できます。

業務効率化

書面契約は、印刷・製本・印紙・署名・
押印・郵送などの作業工程が多く、完了までに数週間の時間が必要でした。

電子契約の場合、従来の作業工程の多くを省略できるので数分程度で完了できます。

コンプライアンス強化

改ざんや紛失のリスクが低く、税務調査や会計監査等にも迅速に対応できます。

脱ハンコ

クラウド上で行うので、これまでの紙にハンコを押す作業は不要となります。

在宅勤務対応

クラウドで書類作成から保管まで全て対応できるので、在宅勤務でも対応可能です。
パンデミック、自然災害発生時でも滞りなく業務を進めることができます。

保管スペース縮小化

データベース上で管理できるため保管場所を確保する必要がなくなります。
また、検索機能により取り出したい契約書類を即座に検索することが可能です。

契約業務のための
出社不要

書面契約で発生していた、「署名・押印・郵送・受取作業」は不要になりますので、契約業務のために出社する必要はなくなります。

コンプライアンス強化

改ざんや紛失のリスクが低く、税務調査や会計監査等にも迅速に対応できます。

紙ベースと電子契約の作業工程イメージ

従来の紙ベースで契約書を作成する場合、送信者と受信者ともに作業工程が多く、それだけ時間もかかっていました。
しかし、電子契約の場合は、送信者・受信者ともに作業工程を簡略化できて、時間の削減が実現できます。

どの電子契約システムを使えばいい？

現在、弊社が実際に使用している電子契約システムがございます。
実際の操作画面を、以下の紹介動画でご確認いただけます。

電子契約システムについて、ご不明点などございましたら、
「無料相談」にお申込みいただけばご説明させていただきます。
お気軽にお申込み下さい。

電子契約システム紹介動画

安全性について

電子契約システムの安全対策

書類の保管は暗号化された状態でS3サーバーに保管されており、書類にアクセスするためには毎回EC2経由で認証をクリアしなければアクセスできない設計とし、セキュリティーをより高めております。
書類は全て自動的に複数のサーバーにバックアップされ、災害にも強い体制となっております。
またサーバーは全て日本国内に設置しているため、諸外国の法律による影響は受けません。