Tocaroで障害対応を30%効率化

日常業務の60%はコミュニケーションにかける時間と言われています。

特ビジネスの現場でコミュニケーションは重要であり、コミュニケーション不足が重大な事故を引き起こすこともあります。

コミュニケーションの手法に関してはどうでしょう。コンシューマ向けではLINEやFacebookが使われています。

これらは非常に手軽で使いやすい(優れたUIや既読機能など)ということで多くの方に利用されています。

一方、ビジネス向けではメール・電話が一般的です。これはコミュニケーション相手に、異なる年代の方や、
関係性が薄い社外の方が多く含まれる為、新しいコミュニケーションツールが浸透しづらいということがあるようです。

ただし、同じプロジェクト、業務、開発を遂行するごく近しいメンバー間のやり取りでは、コミュニケーションツールを導入し、業務の効率化、品質向上に役立てたという事例も増えてきました。

システム運用における障害対応業務ではどうでしょうか。

こんなやり取りをよく耳にします。
「本部長に15分毎に状況報告してっ！」「保守ベンダーに早く連絡して！」「営業部には誰が連絡してんの？」「私聞いてませんけど・・」

障害発生時の緊張状態の中、メール・電話だけで早く正確なコミュニケーションをとることはとても難しいと思います。

このような業務にこそ、コミュニケーションツールを利用すべきではないでしょうか。

例えば、障害重要度毎に報告・連絡先グループ登録し、障害の発生と状況を関係者のスマホへ一斉配信することで報告漏れを防止し、報告業務の手間を大幅に削減できます。
さらに、障害対応ドキュメントをグループに登録しておけば、夜間・休日でも社外からすぐにドキュメントを閲覧できる為、障害対応の初動を早めることが可能です。

Tocaroの３本柱

“対話”

時間や場所、端末を問わず、あらゆるリアルタイムコミュニケーション機能を通じてチームの迅速かつ円滑な意思疎通を支えます。

“共有”

Tocaro上ではどんなデータも簡単・安全・柔軟に共有でき、自動で分類・整理されるので、メンバー間の情報共有を即座に実現します。

“検索”

情報は手元にあって初めて役に立つもの、圧倒的な検索力で大事なメッセージをグループやデータ形式の垣根を越えて一瞬で探し出します。

特徴１：リアルタイムメッセージング

チーム一丸で仕事を成し遂げるためにはチームメンバー同士の定期的なコミュニケーションが不可欠。1対1での直接メッセージのやり取りや社内外とグループディスカッションなど、あらゆるシーンに応じた直感的かつ柔軟なコミュニケーションを可能にしました。

特徴２：柔軟で安全なファイル共有

Tocaroはどんなファイルも安全にアップロードしてページ遷移無くプレビューできるので、仕事上のコミュニケーションで必要となるプレゼンや契約文書、スマホで撮影した画像や動画などを適宜共有しながら、リアルタイムの情報共有を直感的に行うことができます。

特徴３：対話履歴と紐付き連動チーム内のTo-Do管理

チームで仕事を遂行するために必要な、各チームメイトがどんな作業を抱えていていつ締め切りかを把握できる基本的なTo-Do機能はもちろん、メッセージ履歴と紐付いて管理できるので、どのような経緯や背景でその作業が必要になったかが一目で分かります。

ワイジェイFX株式会社情報セキュリティ統括部山浦土師萌氏
ワイジェイFX株式会社システム管理運用部末廣圭一氏

メールや既存ツールではまず相手の情報(メールアドレス等)を知っている必要がありますが、Tocaroは初めから全社員を連絡先に登録することができるので、メールアドレスを知らなくてもすぐに連絡を取れるというところが便利だと感じています。

またシステム連携も非常に好評で、障害通知などをTocaroで確認できるようになり、業務効率も向上しています。

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Tocaro(トカロ)