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2020総務委員会 事業報告

1月総会 2月例会

1月
2020年度定時総会

 1月16日19時より 2020年度定時総会 をサンプラザ栃木1階芙蓉の間にて開催し、計77名のメンバーにご参加頂きました。
 本会にとって総会は組織、事業、予算等の議決を行うことができる唯一最高の決議機関であるという重要性を認識してもらい、本年度の方針に賛同してもらうことと共に周知することを目的と致しました。
 総会議案が滞りなく承認され、2020年度が円滑にスタートを切ることが出来ましたが、総会の役割と重要性を認識してもらったうえで参加して頂くという点では目的達成まで至りませんでした。

 委員会メンバーは15時から会場準備を行い、ペーパーレスの良い会場設営が出来ました。また、議事の時間も短縮することができました。理事会から総会への日にちが少なかったため、資料配信には苦労しました。懇親会の会計での勘違いなど、委員会内での共有が重要であると再認識するきっかけとなりました。

2月例会 

Enjoy JC ~2020年度事業プレゼンテーション~

 2月18日19時より2月例会 Enjoy JC ~2020年度事業プレゼンテーション~ を吹上公民館大交流室にて開催し、合計80名のメンバーにご参加頂きました。
 今年度の各委員会の事業をメンバーに理解して貰い、各委員会の事業への参加者の拡大を図り、各事業の円滑化、質の向上に繋げることや事業に興味を持ち、事業に参画することを特にアカデミーメンバーと仮入会者に意識してもらうこと、各委員会の事業にむけて委員会の結束を図ることを目的と致しました。
 各委員会の趣向を凝らしたプレゼンで会場が盛り上がり、残念ながら当日不参加のメンバーも、10名以上動画でプレゼン参加して頂けましたので、事業参加への意識付けや、委員会の結束を図れたという声を頂くことができました。しかしながら、仮入会者の参加は4名とその部分の目的達成には至りませんでした。
 
 委員会メンバーは17時から設営を行いましたが、会場準備は時間ぎりぎりでヒヤヒヤしました。

8月総会 12月総会 12月例会

8月
2020年度第1回臨時総会

 8月6日(木)19時30分より2020年度第1回臨時総会を栃木市文化会館小ホールにて開催し、合計85名のメンバーにご参加頂きました。新型コロナウイルス感染拡大防止のため、広い会場とWEB会場のハイブリット総会と致しました。また、メンバーの株式会社ハマ商店 長濵さんにサーマルカメラを無償提供して頂き、4テーブルでのスムーズな受付が出来ました。大変有難う御座いました!
 新型コロナウィルス感染拡大の影響により、修正が必要となった2020年度の予算・スケジュール修正、2021年度の体制構築に必要な理事長候補者・監事候補者の承認、2021年度の理事候補者を会全体で選出・承認し、2021年度に向けた準備を行っていくこと、及びそれらをメンバー全員に周知することを目的としました。
 2020年度の予算・スケジュール修正、2021年度の体制構築に必要な理事長候補者・監事候補者の承認がなされることは出来ましたが、理事候補者を選出した結果に集計不具合があり目的を達成できない部分がありました。
 WEB会場での音声が聞こえづらい、採決時にカメラOFFにより意思確認が出来ないなどの改善点が見受けられましたので、次の総会、次年度へと繋げていかなくてはならなりません。また、PCの操作を複数のメンバーで担当し、より本番に近い状況のリハーサルをすることが、スムーズな設営に繋がると思います。
 マスク着用の上、真夏の暑い中での会場設営となり、委員会メンバーが暑かったと振り返る、思い出深い総会となりました。

8月
2020年度第2回臨時総会(WEB開催)

 8月22日(土)第2回臨時総会はWEBで開催しました。
 2020年度第1回臨時総会において2021年度理事候補者選挙にて会場での集計不具合がありましたので、改めて総会を開き正確な理事候補者選挙結果の内容を発表・周知するために開催致しました。

12月
2020年度第3回臨時総会

 12月7日〈月)19時30分より第3回臨時総会をサンプラザ栃木にて開催致しました。
 会場とWEB会場でのハイブリット開催となる総会も2回目となり、円滑な議事進行のもと2021年度の栃木青年会議所の根幹となる議案が承認可決されました。
 2020年度会員褒章も行われ、実り多い総会となりました。

12月例会
2020年度卒業式

 12月12日(土)9時よりサンプラザ栃木にて12月例会2020年度卒業式を執り行いました。2020年度は22名もメンバーがご卒業となり、卒業生スピーチにて多くのことを伝えて頂きました。プレジデンシャルリース継承式、バッジ伝達式も行われ、卒業生に見守られながら2021年度の栃木青年会議所のスタートへと歩みを進めました。
 また、14時30分から栃木グランドホテルに会場を移して、新型コロナウイルス拡大防止に配慮した上で大懇親会を行いました。現役メンバーからの感謝のメッセージやサプライズムービーの放映もあり卒業生との最後のJCI活動を楽しむことが出来ました。
 3名の正会員認証も行われ、2021年度への期待を膨らませながら、2020年度最後の事業は幕を閉じました。

2020総務委員会まとめ

☆こんなこともしていました☆
・全体メーリングの管理
・理事会の設営
・セクレタリーを統括
☆まとめ☆
 総務委員会は表からは見えにくい活動を多く担っていますが、青年会議所の縁の下の力持ちとして会の運営に必要な事業を行うというプライドを持って活動をしてきました。