事務生産性を
劇的に向上させる
RPAの時代

働き方改革は、すなわち生産性向上による社員幸福度の向上。
事務処理の生産性を飛躍的に向上させるためのツールとして、「RPA」が注目されています。
ここでは、RPA選びのポイントをお伝えします!

RPA選びの秘訣
働き方改革 = 生産性向上

工場の"自動化"を事務業務にも

事務作業も自動化で生産性アップ

かつて人手で製造されていた工場がロボットの導入によって自動化されたように、パソコンを使った事務処理も、ロボットを導入することで自動化する動きが活発化しています。
このロボットとして注目されているのがRPAです。

RPAとは?

RPA (Robotic Process Automation)

人が行うパソコン業務における手作業を代行する

ソフトウェアロボット(=デジタル労働者)

RPAの特徴
パソコン業務を代行
どの会社にも必ずあるパソコンを使った業務。通常は人が行うこれらの業務を、パソコン上でRPAロボットが代行します。新たなシステムを構築せず、今ある機器環境を使ってそのまま業務をロボットが自動的に実行します。
事務業務の処理時間を減らし、生産性を高めることができます。
休み無く稼働
ロボットは24時間365日、指定した時間に指示したタイミングで休みなく作業し続けます。これまで業務時間外に行われていたような前処理などの煩わしさから解放されます。ロボットが働いてくれる間、人はより生産的な業務に集中することができるのです。
ミスゼロ
RPAロボットは処理の手順を決められた通りに実行しますので、人が行う作業のように間違いがありません。
貴社サービスの品質を向上させることができるのはもちろん、人がミスをしないための精神的な負担も軽減することができます。
簡単に作れる
大掛かりなシステム開発のような、長期的な開発手順を踏まないため、早期に運用効果を得られます。
ただし、RPAには2種類あります。ロボット作りをエンジニアが行うか、業務部門(現場)で行うか、の2種類です。対象業務の規模や範囲の大きさによって、適したRPAを選択することが必須となります。
簡単に作れる
大掛かりなシステム開発のような、長期的な開発手順を踏まないため、早期に運用効果を得られます。
ただし、RPAには2種類あります。ロボット作りをエンジニアが行うか、業務部門(現場)で行うか、の2種類です。対象業務の規模や範囲の大きさによって、適したRPAを選択することが必須となります。

RPAって何ができるの?

業務ではなく作業で考える

会社により、部門により、部署により、業務の内容は千差万別です。
しかし、それらの業務を構成する作業という点ではどうでしょうか。
多くの業務はこの図にあるような作業の組み合わせで構成されているのではないでしょうか。
RPAが「各業務」に適用できるかではなく、各業務を構成している「作業」ができるかどうかに着目して、適用範囲を検討することでその効果を最大化することができます。

どんな業務が自動化できる?

エクセルからエクセルへの転記

多くの業務で見られる「エクセルを加工」「エクセルからの別のエクセルへの転記」といった、エクセルファイルを使って何らかの処理を行うものは、RPAの自動化で典型的なものといえます。
マクロで自動処理する方法もありますが、ブラックボックス化してしまい、エラーを改修もできず放置といった問題がありますが、RPAなら処理内容が見えるので安心です。

メールから社内システムへ登録

多くの企業では、メールからの受注や各種指示を受けて、社内の受注管理システムや基幹システムへ登録するという処理が発生しています。
RPAが自動でメールの送信者や内容を判断して、その発注内容や指示内容をシステムに転記します。
社内のシステムはサーバーシステムやクラウドシステムでも可能です。

エクセルからシステムへ登録

社内の各種管理データ、業務利用のファイルに記載されている内容を元に、社内の各種システムへ登録したり、照合したりする作業も自動化できます。
例えば、業務で使用する報告書や管理シートで計算された結果を、業務管理システムに登録するような作業が考えられます。経費精算などの申請処理などがそういった作業にあてはまるでしょう。

ネットの情報をエクセルの集計表へ

インターネット上にある情報を収集したり、クラウドサービスで表示される情報を取り込んで、エクセルなどで集計表を作成したり定期報告用のレポートを作成したりする業務も自動化できます。
例えば、ネット広告のレポーティングや求人サイトの対応、売上管理表の更新などが、あてはまると考えられます。

CSVデータを加工してエクセル表に

基幹システム等からCSV形式でダウンロードしたファイルを加工して管理表を作成したりする業務はありませんか。
システムから出力されるデータは定型的なものなので、その中から一部のデータを抜き出して集計表に貼り付けたり、CSVを編集して見やすいエクセル表にして保存したりする業務は多くの場面で発生すると思います。
そうした処理を担当者が会社に来る前に自動で処理できたら楽ですよね。

システムから出力したPDFをメールで送信

何らかの管理システムからPDFで出力された書類を一時的に保存し、メールに添付して、あて先を設定して、宛名や本文を入力して、CCに同僚のアドレスを設定して、ようやく送信。といった処理も、システムから出力される場所(フォルダ)を決めておき、取引先ごとに送信先や本文を決めておけば、RPAで自動化可能です。
RPAによる自動化プロセス自体が業務手順を見直したり整理したりするチャンスでもあります。

パソコンで実施している業務のうち、人がその都度属人的に判断しなければいけない複雑な分岐でなければ、基本的に自動化は可能です。
さらに、RPAと人がハイブリッドで業務をおこなえば、対象となる業務は無限に広がります。

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