データ処理を委託業者に任せる
メリットやリスク管理について

データ処理と言ってもさまざまな業務があります。会社によってはデータ処理に追われて本来の業務にも影響が出ている人もいるのではないでしょうか。今回はデータ処理を委託業者に任せるメリットなどについて紹介していきましょう。

データ処理委託業者に任せられることは?

業者によって対応できる業務に違いがあります。こちらでは、どんな業務を依頼できるのかについて見ていきましょう。

 ・データ編集

複数のデータを統合したり、1つのデータを分割したりする業務です。例えば、複数の部署や事業所で作成されたデータを月次報告としてまとめるなどが挙げられます。部署や事業所が多ければ多いほど、その作業も大変なものになるので委託業者に任せる企業が多いです。

 ・データクレンジング

データの表記ゆれや誤記などを修正して、不要なデータを削除する業務です。蓄積されるデータには新しいものと古いものが混ざり合っている場合があります。それらをしっかりとまとめて使い勝手の良いデータにしてくれるのです。

 ・データ変換

規格の異なるソフトウェアで作成した場合、編集や表示ができない場合があります。それらを可能にするためにデータ変換やファイル変換を行うのです。

データ処理業者の選び方

こちらでは、データ処理業者の選び方について見ていきましょう。数多くある業者だからこそ、しっかりと自社に合うかどうかを見極めて選ばないといけません。

 ・対応の柔軟さ

データ処理に関して予想外の作業が出てくることもあります。そういった突発的なデータ処理にも対応してくれるかを聞いておきましょう。業者の中には突発的なものに対応しない場合、もしくは追加費用を要する場合などがあるからです。

 ・セキュリティ

社内の機密情報や顧客情報を預けることになるので、業者のセキュリティに注意しなければいけません。セキュリティ対策がしっかりしているかどうかを最優先で確認するようにしてください。

 ・実績

データ処理業者を選ぶ際には幅広く対応しているか実績を確認しましょう。実績数が多ければ、さまざまなケースに臨機応変に対応できるからです。

データ処理業者のリスク管理について

こちらでは、データ処理業者のリスク管理について見ていきましょう。大切な情報を任せるからこそ、どのようなリスク管理をしているか知っておくべきではないでしょうか。

 ・情報セキュリティの資格保有者

企業にとって重要な情報セキュリティに関する認定資格を保有しているかチェックしましょう。情報セキュリティに関する資格を保有している業者であれば、セキュリティ体制が整っていることが分かるので安心して情報を任せることができます。

 ・オフラインで作業してくれるか

外部からの攻撃からパソコンや情報を守るためにオフラインで作業してくれるか確認しましょう。インターネットにつながずにオフラインで作業をすることで外部からの攻撃を受けることがありません。

 ・監視カメラの設置

セキュリティエリアを24時間録画するための監視カメラも検討しましょう。万が一にも不審な動作が見られればすぐに確認することができます。

データ処理を委託業者に任せるメリット

こちらでは、データ処理を委託業者に任せるメリットについて見ていきましょう。どのようなメリットがあるかを知ることで前向きに検討できるのではないでしょうか。

 ・人件費の削減

事務作業などで人件費を使わなくても、一括してデータ処理を任せることができます。データ処理のプロなのでスムーズな作業が期待出来ます。

 ・時間の無駄を省ける

データ処理が本来の業務ではない人は多くいます。そのため、データ処理に取りかかったおかげで本来の業務に支障が出ている人もいるはずです。データ処理を委託業者に任せることで時間の無駄を省けるだけではなく、作業効率を高めることもできるのです。その結果、会社自体のメリットも大きくなります。データ処理を任せるだけで、会社はひとつではなく複数のメリットを得られるのだと覚えておきましょう。

 ・集客率の向上

煩雑な作業を委託することで、社内データをきっちり取りまとめることができます。つまり、これまで活用できていなかったデータも有効活用できるようになるのです。有効活用することで集客率を向上させられる場合も考えられるのです。

データ処理に関して知りたい人はこちらのサイトをご覧ください。

まとめ

データ処理業者によって対応可能な作業などが変わってきます。
そのため、データ処理業者だからと選ばずに
自社が求める作業をしっかりしてくれるかどうかをチェックしてから打診するようにしてください。
せっかく契約をしても求める業務が対応外だったら
データ処理を任せる意味がなくなってしまうのです。
無駄なコストにしないためにも、
しっかりと業者と自社がマッチしているかを見極めるようにしてください。