Filmeetイベントたたき台

イベント例 お手頃編


「いっしょに映画をみようの会」

毎月1日に開催されているイベント。タイトル通り参加者とともに映画を観にいくイベント。鑑賞後は懇親会を開催。手頃であまり準備が必要なく行える。


「Filmeetアワード」

不定期で開催されるイベント。「○○にみたい映画」というテーマに沿った映画を紹介しあい、一番見たくなった映画を決定するイベント。参加者が少ないと盛り上がらないので、集客が必須となる。

イベント例 スタンダード編

お客様プロフィール

映画に関連したトークショー・上映会・ワークショップなど

不定期に開催されるイベント。映画に関連したイベントならなんでもOK。自分のやりたいイベントを企画することができる。事前の準備が必要で、当日の運営もスムーズに進めるには、運営スタッフもある程度必要。大変な分、経験できることは多い。

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Filmeetイベント お手軽編~開催までの流れ~

超初級「いっしょに映画をみようの会」

こんな人におすすめ
■とにかく一度イベントを企画してみたい。
■準備の大変なイベントを企画するのは自信がないので、簡単なイベントをやりたい。
■限られた時間でイベントを企画したい。
■少ない人数でも開催できるイベントを企画したい。

STEP1 イベント当日までの流れ

  • イベント概要の決定:イベント全体のコンセプト、懇親会の概要(お金の管理をどうするか、内容など)、予算などイベントの全体像を決定する。
  • 鑑賞作品・劇場を決定:作品のジャンルは問わない。自分の好みや季節感、懇親会までを含めたコンセプトなどを元に決定する。参加者がアクセスしやすい場所、行きやすい時間で上映しているかを考慮する。
  • 懇親会会場の決定・予約:アクセスの良さ。話しやすい雰囲気を考慮する。また、予算は1人1000~2000円望ましい。映画と関連のある料理を食べるなど、コンセプトを考えてもよい。おすすめは1枚500円くらいのピザ屋。予約の際に、当日人数が多少変動することを伝えるとよい。
  • イベントの告知:Googleフォームで申し込みフォーム、もしくは、Peatixでイベントページを作成。また、告知文を作成する。告知は、Filmeet(もしくはWTP)のFBページ、Instaglam、Twitterで行う。観た人にとってわかりやすく行きたくなるように。集客に大きく関わる所。
  • 参加者にリマインド:2日前に(遅くても前日に)参加者に当日の連絡をする。お礼、集合時間・場所、イベント概要、懇親会の概要、当日の連絡先などを書く。目印や集合場所への行き方などがあるとわかりやすい。問い合わせ先は劇場でないことを明記する。

STEP2 イベント当日の流れ
(集合~映画鑑賞)

  • 集合・お出迎え:集合時間の10分前までには到着し、自分のチケットを確保する。目印となる格好やものを持って参加者を待つ。参加者が来たら、お礼と、チケット、鑑賞後の集合場所の案内をする。なお、鑑賞時の席は参加者同士横並びや近くになったほうが良いが、難しい場合は、席がバラバラになる可能性があることも案内をする。
  • 映画鑑賞後、懇親会会場へ誘導:鑑賞後の集合場所で参加者の方々と集合し、懇親会会場まで先導する。懇親会に参加できない方には、お礼の挨拶。

STEP3 イベント当日の流れ
(懇親会~解散)

  • 懇親会の説明:懇親会のシステムを伝える。‘頼んだものを自身で払う’や‘参加費○○円’など、事前に決めたことを伝える。
  • 団体・イベント趣旨説明:団体説明のスライドなどを使い、団体の説明をする。また、イベントと団体の関わり(Filmeet)を説明する。今後、WTP、Filmeetを支援してくれるかに関わるので、時間をかけてもよい。
  • 乾杯・自己紹介:年長者、または、その場の流れで目立っている方などに乾杯の音頭をお願いする。順に自己紹介をし、懇親会を始める。自己紹介の内容は、名前、映画の感想など。
  • 懇親会に参加:参加者との距離感を縮めるように心がける。会話に入っていない方がいれば積極的に話しかけるなど全体も見るようにする。内容は、フリートークでも、何かコンテンツを準備してもよい。
  • 締め・写真撮影:遅くても23時までには解散出来るようにする。最後に記念撮影をする。その際に、SNSに投稿すると断りを入れる。
  • 解散:駅まで見送り、改めて来てくれた方にお礼を言う。

STEP4 イベント後の流れ

  • お礼のメールを送る:翌日、イベントに来てくれた方々にお礼のメールを送る。その際、今後のイベントの案内やWTPの年会員の案内も併せて送る。
  • SNSに投稿:翌日までにSNSにイベントの様子を報告する。

初級「フィルミートアワード」

こんな人におすすめ
■オリジナルのイベントを企画するための練習をしたい。
■構成、広報、予算管理、司会進行などイベントに関することを経験したい。
■やや大きめのイベントかつ、参加者同士の交流が出来るイベントをやりたい。
■季節や時期に合わせた簡単なイベントをしたい。

STEP1 イベント広報までの流れ

  • イベントの内容の決定:日時、テーマ・コンセプト、全体的なコンテンツやイベントの流れなど、イベントの内容に関する大まかにやりたいことを決める。会場探しと共に進めてもよい。
  • 管理シート作成:イベント準備の漏れをなくすためのtodoリスト、スケジュール管理、持ち物リストなどのシートを作成する。テンプレがあるのでそれを元に何をいつまでにやるかなどを決める。早いうちにやっておく。
  • 予算関係の調整:支出(会場費・懇親会飲食費・装飾費)と収入(参加費・ドネーション)を考え利益を出せるように予算を調整する。特に、会場費、参加費は利益に直結するところが大きい。
  • 会場探し・確保:規模・予算を元に会場を探す。状況によって予算を修正する必要も出てくる。スペースマーケットなど、イベントスペースをまとめたサイトを使うとよい。イベント前に下見も出来ればした方がよい。
  • フォーム or Peatixの作成:Googleフォームで応募フォームを作成する。当日必要な情報を入力させるようにする。また、名前や連絡先の他にも、性別や年代どの窓口から来たのかなどの参加者管理に必要となることや、今後のイベントの案内の可否、当日紹介する予定の映画なども入力させるようにするのもよい。
  • FB等への投稿文書の作成:Peatixをすでに作成した場合は、コピペでも構わないが、FB用で必要なことも盛り込むようにする。イベントに関する必要な情報(日時・場所・参加費など)、PR文を書く。過去のイベント投稿文や他のイベントの投稿文など参考にする。また、コツなども調べれば出てくる。集客にもかかわる所。
  • FBイベントページの作成:FBイベントページを作成し、すでに書いたFB投稿文を使う。主な集客はFBとなるんで、イベント当日まで、定期的にイベントに関する情報などを投稿するとよい。

STEP2 広報からイベント当日までの流れ

  • 当日参加スタッフの確保:FBのCATiCグループなどから当日の協力をお願いする。必要な人数などが分かっていればそれも伝える。確保出来次第、当日の役割を割り振る。
  • 持ち物確認:当日スタッフの持ち物の割り振りをする。また、必要な備品を誰が持っているかなど確認する。
  • 資料作成:当日必要なパワポ・アンケート・参加者名簿などを作成する。パワポ作成時は、同時に当日のイベントの流れを確認する。アンケートに関しても今後につながるアンケートを作成する。
  • 必要備品買い出し:軽食やドリンク、装飾品、景品など必要なものの買い出しをする。
  • 参加者にリマインド;2日前に(遅くても前日に)参加者に当日の連絡をする。お礼、受付時間・会場、イベント概要、当日の連絡先などを書く。

STEP3 イベント当日の流れ

  • イベント前mtg:当日スタッフでイベントの流れを確認、役割の確認をする。また、当日の作業などがあれば、その作業を進める。
  • 会場準備:机やいすの移動、受付の設置、プロジェクター・スクリーンの設置など。会場に適宜合わせて準備する。
  • イベント:事前に準備していたスケジュールにそって、受付し、イベントを進める。最後には、写真撮影をする。
  • 会場片付け:会場をもとあったように片付ける。ごみが発生した場合、会場で捨てられるものは捨て、他は持って帰る。
  • イベント後mtg:収支計算、持ち物整理、イベントの反省、今後の仕事の確認などを行う。利益などイベントの結果を全体に共有する。

STEP4 イベント後の流れ

  • 参加者にお礼のメール:翌日、参加者にお礼のメールを送る。優勝作品を改めて紹介する。また、ノミネートされたの作品も紹介してもよい。合わせて、今後のイベントがあれば、その告知も行う。
  • アンケート集計:満足度の数の集計や、意見・感想をシートに書き起こす。
  • イベントレポート:当日の様子をまとめたレポートを作成し、FBやFilmeetのHPに投稿する。イベントの様子が伝わるような文章を心がける。また、参加者の声などもいれるとよい。
  • 利益振り込み:CATiCの指定口座に利益を振り込む。