プログラムは不要!
素人の女性でも作れる!
自社の業務にマッチした!

生産管理システムの作り方
~ 早くとりかかって本当によかった!~

伝えたいこと

ご覧になっていただき、ありがとうございます。

私は、小さい工場の経理、総務、業務の仕事を30年やってきて、どうしたら業務効率化につながるのか、とても悩んでいました。それを半自動的に便利に自分たちで自分たちのものを作ることに成功しました。
そんな業務効率化の仕組みを同じ悩みを抱えている方たちに伝えたいと思い、このページを通じて紹介し、1つの選択肢として考えていただければと思います。

2019年 10月 豊田 美子

システム化する前の状況(~2014年)

手書き

生産管理業務

受注から納品までのデータ処理は、主に手書きと電卓、Excelも材料算出に使う程度。取引先の情報は、年賀状で使う筆まめで管理。部品、材料については、きちんと整備されたものがなく、在庫についても手書きの台帳で、非効率なやり方に限界を感じていました。

台帳

経理処理

毎月、仕入先や客先から案内が来るまで、支払金額や請求金額がわからない状況で、長年、ただきれいに台帳を作っているだけで、活用できていない毎日に疑問を感じていました。パソコンの進化と共に経理と関連づける生産管理システム等の導入を考えていましたが、資金もなく、詳しい人もいない、どうしていいかわからない状況でした。

システム化に向かって

2010年12月 社長が本庄さんからシステム化の提案を受ける
2014年  4月 再度、社長が提案を受ける
2014年  6月 今度は、専務(母)と私が提案を受け、悩んだ末、本庄さんに支援を依頼する
2014年  7月 第1ステップ開始 システム化の基礎を学ぶ!
2015年  1月 第2ステップ開始 システム化のノウハウを吸収!
2015年  8月 運用スタート!
2017年  1月 第3ステップ開始 蓄積データの分析、活用法を習得!
2019年  5月 加工実績(2018年度)データによる分析結果報告
2014年  4月 再度、社長が提案を受ける

第1ステップ システムの理論と基礎を学ぶ!(2014年 7月~10月)

データベース
社長と私で、全6回(6時間/回)
・システムとは? データベースとは?
(採用したシステム化のツール)とExcelとの違い
・マスタデータとトランズデータ
・データベースの設計
・データベース間のリレーション
・日付、半角、全角、スペースの扱い方
・ファイル管理方法
・業務ごとの処理フローの作成
・システム化

第2ステップ システム化のノウハウを吸収!(2015年 1月~7月)

飯能精密工業
管理の女性1名と私で、全23回(6時間/回)
・業務の洗い出し、課題と要望点の整理
・マスタデータ、コード体系の整備
 取引先、部品、材料、工程、単価など
・受注から納品までのリレーション
・専用帳票の作成
・システム、処理マニュアルの作成

第3ステップ データの分析、活用法を習得!(2017年 1月~9月)

ビックデータ
製造の3名と営業1名(いずれも男性)で、全10回(6時間/回)
・当社のビッグデータの分析、活用法

 ※2015年 8月~ 運用スタート(2018年 6月末 データ件数)
   受注:  11,400
   発注:    8,800
   仕入:    8,400
   生産:    5,000
   出荷:  14,900

システム化の進め方

システム化にあたっては、業者からパッケージソフトを購入したり、依頼してオーダーメイドで作って納めてもらうのではなく、システムの作り方を教えてもらい、自分たちで作る!追加や変更も自分たちで行う!進め方です。

※商工会議所で開催したセミナーの資料を利用して、説明します
Excel
1.Excel は使わない!
Excelは、手軽に使える優れたソフトだと思いますが、複雑な業務、取扱い件数が多い生産管理業務は非効率で向かないと思います。ファイルとシートの管理で、探すのに苦労していました。扱う人によっては、属人化してしまうのではないでしょうか。データ量が多くなると、データベースソフトでないと、処理、管理が大変です。
2.1つのツールで行う!
データの処理、管理は、いくつものツールを使わなくても桐1つで行えます。業務ごとにデータを分けても、リレーション(関係付け)すれば、生産管理、さらに経営管理まで行えます。
当社の生産管理業務、経理処理では、Excelはほとんど使いません。桐ですべてデータ処理する!ことにしています。
3.データベース、画面、専用帳票の3点で作る!
Accessでもそうだと思いますが、桐を使えば、面倒なプログラムを組まずにデータベース、画面、専用帳票の3点でシステム(しくみ)が作れてしまいます。

システム化の効果

システム化にあたっては、GKサポートさんには40回ほど来ていただきました。管理や製造の現場も何回も見ていただきました。
単なるデータではダメですね。きちんと整備したデータでないと。マスタデータの整備には、本当に時間がかかりました!リレーション時にキーとなるコードの体系化は、つくづく重要だと感じました!
指導、支援にかかった費用は、運用1年くらいで回収できたと思います。人件費、材料費、諸経費で年間トータル500万円以上は削減できました。10年間で5,000万円以上の削減効果です!!
数値効果
人件費は30%減の効果でしたが、材料については、無駄に購入、在庫するのが減りました。
定性効果
定性効果として、経営判断に必要な情報(受注、仕入、生産、在庫、売上)が瞬時に確認できるようになったのは、本当にありがたいです!過去のデータもすぐに探せるのもいいです!
受注時に入力することで、支払、請求まで関連付けられる効率化は、今では普通になってしまいました。
波及効果
本当に自分たちでシステムの追加、変更ができるようになりました!私の経理の仕事(作業)が相当楽にできるようになり、余裕ができました!今回のシステム化により、社内で意外な人材の発見につながりました。また、お金では表せない多くの効果がありました!

加工実績データの活用

日々、蓄積されたデータを分析し、品質改善、工程改善、作業改善、営業活動にも生かしています!
今までに見えなかったことが見えるようになりました!
大手企業なら当たり前のことだと思いますが、手書きと電卓、Excelでの運用から脱却して、システム化したことで可能になったと思います。
加工実績
加工実績データ入力の画面
工程ごとに作業者が、工程管理表(生産指示書)に記入した上り数、不良の実績を入力するフォームです。金型製作、品質管理の課長が桐で作りました。いずれバーコードを活用した運用にしていきます。
加工実機データの活用検討
品質管理の課長と貯まった実績データをどのように分析して活用するかの打合せです。
システム 追加 変更
システムの追加・変更の打合せ
システムの追加や変更の打合せも行っています。
取引先別加工実績
取引先別の売上額、損失額、加工件数、不良別発生件数。
取引先別加工実績
取引先別の売上額トップ15と加工回数、損失額ワースト15と不良数、取引先別損失額をグラフに。
月別加工実績
月別の加工件数vs不良件数、売上額vs損失額を表とグラフに。
システム 追加 変更
システムの追加・変更の打合せ
システムの追加や変更の打合せも行っています。

当初、システム化を推進した二人

豊田美子
システム化にあたって、まず概念の理解とデータベースや伝票類の設計、桐の習得には苦労しましたが、今では、本当に早く取り組んで良かったと思っています。経理の台帳作成の仕事もなくなりました。
経理、人事、総務を担当(豊田美子)
受注、発注、生産調整、出荷、在庫管理を主に行っています。システム化では、正規化に基づいたマスタデータの整備、部品コードや工程コードなどのコード体系の整備、マニュアル作成などが大変でした!運用に入ってからは、システム管理者も兼務しているので仕事が増えてしまいました。
生産管理、システム管理を担当
受注、発注、生産調整、出荷、在庫管理を主に行っています。システム化では、正規化に基づいたマスタデータの整備、部品コードや工程コードなどのコード体系の整備、マニュアル作成などが大変でした!運用に入ってからは、システム管理者も兼務しているので仕事が増えてしまいました。
生産管理、システム管理を担当

失敗しない!システム化のポイント

システム化にあたって、指導を受けたことと私たちが苦労したこともあわせてをポイントとして挙げてみました!

1.正規化の理解
 データベース間で無駄なデータや重複したデータを持たない。初めは、毎回理解しているかチェックされました!
2.リレーションの理解
 データベース間で同一キーによる関係付けをすることにより、1つの大きいデータベース(仮想)として扱うことができる。システムでは、数十個のデータベース間でリレーションするため、データベース上のキー項目の設定は重要です。
3.マスタデータとコード体系の整備
 これには、相当な時間がかかりました!きちんと整備したマスタデータを管理すると、トランズデータが発生した時に参照でき、入力の省力化が可能となります。
4.データベース、専用帳票の設計
 データベースの作成(設計)は、意外と難しいです。リレーションの設定も簡単ではないです。帳票の設計は、時間はかかりますが、楽しいこともあります。
5.桐の操作スキル
 GKサポートさんからは、Excelは使わなくていいです!桐だけでほとんど管理できます!と何度も言われました。桐の凄さをわかってくると、もう桐から離れなくなります。今ではコマンドや関数も使いこなし、専用の帳票まで作れてしまいます。

GKサポートさんからは、正規化、マスタとトランズ、リレーションについては、徹底的に叩き込まれました。今では他の社員も数名ですが、桐と蓄積したデータと使いこなせるようになりました。

失敗しない!システム化の最大のポイントは、
 1.経営者側がきちんとしたシステム化と取り組み方を理解すること
 2.自分たちで理解してシステムを作れて、追加、変更もできるように、
   基礎からシステムの作り方を教えていただける方に出会うこと
 3.システム化には大変な時間と労力がかかりますが、あきらめないこと
だと思います。


セミナーで講師

GKサポートさんといっしょに商工会議所でセミナーを開催し、当社のシステム化を事例として発表しました。
今までの自分では考えられなかったことです。いい経験となりました!
飯能商工会議所
2018年 9月、10月 飯能商工会議所
業務にマッチした、プログラム不要の「生産管理システムの作り方」
9月は4名、10月は8名が参加
諏訪商工会議所
2019年 1月 諏訪商工会議所
中小企業診断士、社会保険労務士、商工会議所の経営相談員の方などおよそ20名が参加
諏訪商工会議所
2019年 3月 諏訪商工会議所
製造業者をはじめ、中小企業診断士、社会保険労務士、信用金庫、商工会議所の経営相談員の方など21名が参加
茅野商工会議所
2019年 7月 茅野商工会議所
製造業者を中心におよそ20名が参加
茅野商工会議所
2019年 7月 茅野商工会議所
製造業者を中心におよそ20名が参加

GK塾


希望者が5名以上の時、開催します!

内容 国産データベースソフト桐10sのデータ処理操作。レベルは、初級、中級。
主旨 桐の凄さを知って、業務の効率化に役立てていただく
参加条件 桐10sインストール済みのパソコン持参
開催日時 土日、10:00~16:00、13:00~18:00
開催場所 飯能精密工業内の食堂
参加費 お一人 5,500円(税込み)
桐の凄さ ・最大、最小、平均、合計の計算が瞬時
・多彩なデータの絞り込み
・数十万件でもピボット集計が瞬時
・VLOOKUP関数を越えたデータ結合
・ヒサゴ、サンサプライの伝票雛形が豊富
など
参加条件 桐10sインストール済みのパソコン持参

想定される質問

  • Q
    本当に素人の方でもシステム化ができるのでしょうか?
    A
    システム化できるように基礎や設計、またデータの分析、活用方法などのノウハウを教えていただかないと無理です。教えていただける先生がいらしたら、Excelを使っている方なら問題ないと思います。
  • Q
    システム化のツールとして、なぜ桐を使うのでしょうか?
    A
    桐は、日本の業務(伝票、印刷の文化)に向いていて、しかも中高年でもわかりやすい、使いやすいソフトだと思います。実際に使って感じました。上手にExcelと桐を使い分ければ、業務効率がアップすると思います。
  • Q
    生産管理システムを構築するのに、実際どのくらいの費用がかかりますか?
    A
    当社の場合は、生産管理システムの作り方を教えていただいたので、その方の費用(訪問、指導料)でした。手書きとExcelでの運用から構築する場合なら、最低、訪問15~20回は必要かと思います。ノウハウも教えていただけるのなら、当社のように自分たちで追加・変更もできる利点があると思います。

  • Q
    生産管理システムを構築するのに、実際どのくらいの費用がかかりますか?
    A
    当社の場合は、生産管理システムの作り方を教えていただいたので、その方の費用(訪問、指導料)でした。手書きとExcelでの運用から構築する場合なら、最低、訪問15~20回は必要かと思います。ノウハウも教えていただけるのなら、当社のように自分たちで追加・変更もできる利点があると思います。

その他のご質問については、GKサポートさんのホームページにある「よくある質問」を見ていただきたいと思います。
よろしくお願いいたします。

お問い合わせ

Tel  :  042-973-1251
Mail :  hns@hns.co.jp
担当 :  豊田 美子

会社概要

会社名 飯能精密工業株式会社
住所 埼玉県飯能市芦苅場783
電話番号 042-973-1251
代表者 中山 久喜
資本金 1,000万円
設立 1970年 5月
URL http://www.hns.co.jp/
設立 1970年 5月

システム化の指導、支援をお願いしている方

GKサポート

GKサポート  代表  本庄 広行

  • 1958年大阪生まれ。中学校、高校時代は長野県松本市で過ごす。青山学院大学経済学部卒。NECの関連会社でSEを経験後、20年間勤めたカシオ計算機では、生産管理、資材購買、海外生産拠点のシステム構築支援、商品企画、保守、修理サービスマンの教育などに従事。資材購買時には、仕入先50社以上の製造、管理現場での非効率な業務処理を目の当たりにし、以来15年以上、特に小規模製造業者向けに業務系システム作りの指導、支援をしている。2018年10月から独立。
    https://www.gk-support.com
  • 1958年大阪生まれ。中学校、高校時代は長野県松本市で過ごす。青山学院大学経済学部卒。NECの関連会社でSEを経験後、20年間勤めたカシオ計算機では、生産管理、資材購買、海外生産拠点のシステム構築支援、商品企画、保守、修理サービスマンの教育などに従事。資材購買時には、仕入先50社以上の製造、管理現場での非効率な業務処理を目の当たりにし、以来15年以上、特に小規模製造業者向けに業務系システム作りの指導、支援をしている。2018年10月から独立。
    https://www.gk-support.com