導入活用事例あり
人事業務効率化
RPAツール比較8選

人事業務効率化RPAツール比較8選

RPA(Robotics Process Automation)は、単純作業を自動化することで人件費の削減、業務効率の向上、社員の生産性UPが期待させるツールです。一方人事業務は、給与計算や社会保険手続き等の手順の決まった手続きが多く、且つ社員の給与や評価に関わる重要な情報を扱うためミスが許されず確認作業にも時間を割く必要があります。また、人事管理システム・給与計算システムなど複数のシステムを横断する場合もあり、手間や時間がかかります。それらの課題を抱える人事業務領域は、RPAツールを導入することで業務効率化を実現しやすい領域として注目されています。本サイトでは、「RPAとは?」という基本情報から、人事業務効率化のための導入事例、RPAツールの選定ポイント、人事業務を実現するRPAツール等をご紹介いたします。

RPAとは?

RPAとは、Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)の略語で、事務作業などの定型業務やルーティンワークの自動化を実現するソフトウェアです。イメージとしては、パソコン上で定型業務をやってくれるロボットを思い浮かべていただければ良いかと思います。
近年では、「少子高齢化」「人件費高騰」「人手不足」を代表とする労働に関する問題が増えています。加えて、「働き方改革」の影響を受けて、生産性の向上は

RPAの長所
  • 定型作業を正確に実施(人為的ミス防止)
  • 人間の手作業と比べ、作業スピードが圧倒的に速い
  • 24時間駆動可能
  • 単純作業以外の付加価値を生み出す仕事に人員を割ける
RPAの短所
  • 定められた業務以外には対応できない
  • 複雑な業務を実施させるには、多工程命令を与える必要がある
  • 判断ができず、命令が誤っていたとしても処理を続けてしまう
  • 業務がブラックボックス化する恐れがある
適切に設定し運用方法を明確にしておけば、単純作業を切り出し付加価値の高い業務に専念できるため、社員の生産を高めることができるツールであるといます。
また、RPAには作業の難易度によって大きく分けて3つのクラスがあります。もっとも難易度が低いものが「RPA」で、順に「EPA」「CA」と難易度が高くなっていきます。
RPA
  • Robotic Process Automation の略
  • 定型業務の自動化が可能
  • (例)情報取得や入力作業,検証作業などの定型的な作業
EPA
  • Enhanced Process Automation の略
  • 一部非定型業務の自動化が可能
  • (例)RPAとAIの技術を用いることにより非定型作業の自動化
  • (例)自然言語解析,画像解析,音声解析,マシーンラーニングの技術の搭載
  • (例)非構造化データの読み取りや,知識ベースの活用も可能
CA
  • Cognitive Automation  の略
  • 高度な自律化が可能
  • (例)プロセスの分析や改善、意思決定までを自らを自動化し意思決定
  • (例)ディープラーニングや自然言語処理
CA
  • Cognitive Automation  の略
  • 高度な自律化が可能
  • (例)プロセスの分析や改善、意思決定までを自らを自動化し意思決定
  • (例)ディープラーニングや自然言語処理
RPAは、単なる業務効率化に留まらず、AI・機械学習等を含む認知技術を活用した業務を代行するツールになりつつあります。人間の補完として業務を遂行することから、仮想知的労働者(Digital Labor)として、2025年までに事務的業務の1/3の仕事がRPAに置き換わるインパクトがあるともいわれています。
 
RPAの導入と運用は、働き方改革につながる「業務改善・改革」の目標や方向性を明確にし、自社に合うツール選択とマネジメント方法に配慮して進めることが重要といえるでしょう。実装による自動化に伴う変化を見極め、現場部門とシステム関連部門が連携し、運用局面ごとのルール(シナリオ)策定や適用可能な業務領域の拡大を検討するなど、継続的にPDCAサイクル10をまわしながら活用していく姿勢が望まれます。

人事領域におけるRPAツール活用事例

【勤怠】過重労働管理

勤怠管理システムから情報を取得し、月中に労働時間を集計、過重労働となりそうな社員を自動検索し、対象社員とその上長にメールで通知。対策案を提出するように促し、回収することも可能。

【勤怠】他システムの連携

勤怠管理システムを導入し、社員の勤務状況を可視化できたとしても、給与計算システムや福利厚生・社員評価と連携・反映させてこそ価値があります。RPAを導入することで、より早く正確に勤怠データを各システムへ自動入力させることができます。

【採用】面接以外をRPA化

内定を出すまでに様々なオペレーション業務が発生します。採用試験の採点、受験者への合否通知、合格者への面接日程連絡、各面接官の日程調整などの多くの事務処理をRPA化することで、採用担当者は面接や考査に集中することができ、事務処理の人為的ミスも抑えられます。

【採用】入社準備の効率化

採用管理システムから内定者の情報を抽出し、新入社員の人事情報を作成、人事期間システムへ人事情報を登録し、PCやアカウント等の備品を揃える(システム担当をはじめとする関係部署へ依頼する)など、社員が入社するごとに発生していた事務処理をRPAで全て自動化できます。

【人事情報】効率的に一元管理

住所・家族情報・交通費等の変更や、入退職の各種手続き、福利厚生、報酬関連など、人事部門で取り扱う個人情報や事務処理は多岐に渡ります。人事管理システムを活用していたとしても入出力等はまだ人力に頼る部分も多いですが、それらもRPA化可能です。
例えば交通費変更手続きでは、経路検索サイトを使った適正経路の確認、払戻金の算出、人事管理システムへの変更まで可能で、煩雑な各種変更申請をRPAで自動化できます。

【給与】給与計算結果の照合作業

給与計算を社会保険労務士事務所等に外注する会社もありますが、最終的に人事部門が給与額に対して責任を持つ必要がある為、給与計算結果を人事担当者が確認するフローを取っている会社も少なくありません。
RPA化することで社労士事務所から受領した給与計算結果の照合作業を自動化することができます。万が一給与額に誤りがある場合、アラートメールを通知することも可能です。

【評価】人事考課業務

各社員に対して、前年の考課結果を含んだ人事考課表の作成や、メールによる配布、および上長からの評価結果の回収、期限内に回答がない担当者への督促メール連絡、効果結果の一覧作成等の一連の事務処理もRPAで自動化することができます。

【報告】経営層報告資料作成

経営層に対して、詳細な業績や損益予測情報を提供するために、CRM(顧客管理システム),SFA(営業支援システム),ERP(統合基幹業務システム),プロジェクト管理システム等から必要な情報を抽出し、月次報告レポートを作成する事務処理をRPAで自動化することができます。

【勤怠】他システムの連携

勤怠管理システムを導入し、社員の勤務状況を可視化できたとしても、給与計算システムや福利厚生・社員評価と連携・反映させてこそ価値があります。RPAを導入することで、より早く正確に勤怠データを各システムへ自動入力させることができます。

【人事RPA活用事例】
RPAを導入し人事業務効率化を実現した事例まとめ

RPAツールの選定ポイント

RPAツール選定ポイント①

自動化したい業務を管理するシステムとRPAツールとの相性

コストをかけて導入したにも関わらず目的の業務を自動化できなければ本末転倒です。

RPAによる自動化によって操作対象となるシステムを、そのRPAの導入ツールで無理なく操作できるかをチェックすることが重要です。利用するシステムが、Webシステムがメインか・基幹システムがメインになるのか、メインフレームやAS400など環境で操作するのか、シンクライアントがあるのか、等の条件によって、RPAツールの操作や開発のしやすさが変わります。RPAツールと社内システムの相性・操作のしやすさを確認しておくことが必要があります。

RPAツール選定ポイント②

プロジェクトの規模や進め方

PoC(概念実証)なのか・本格展開なのか、部署だけで導入するのか・全社的に導入するのか、導入するロボットは何台なのか、このようなプロジェクトの規模や進め方によって、適切なライセンス体系・価格やRPAツールの型が異なります。

例えば、全社的に大規模にRPAを導入したいのであればサーバー型、部署のみの導入であればデスクトップ型の方が適しています。また、大規模に導入するため稼働するロボットの台数が多く、中長期的に利用する計画がある場合はライセンス型の方が長期的にみてコストを抑えることができます。

『 サーバー型 』 or 『 デスクトップ型 』

「自動化の設定や処理のコントロール」と「実行」を別々の端末で処理する『サーバー型』と、1つの端末上で設定と実行が処理できる『デスクトップ型』が存在します。全社的にRPAを導入したい場合などプロジェクトの規模が大きい場合はサーバー型の方が適しています。

■サーバー型
  • 処理のコントロール用端末と実行用の端末が分かれているため、自動化の処理を並行して実行できる
  • 複数のロボットを管理するダッシュボート機能を搭載している(複数ロボットの管理がしやすい)
  • サーバーやネットワークを構築しなければならないため、情報システム部の参画が必要

■デスクトップ型
  • 1つのPC上で完結するため、RPAの環境構築(インストール)が簡単にできる
  • ロボットが処理している間はPCの操作が行えない
  • 端末1台1台にRPAを搭載するため、複数のロボット管理が困難

『 ライセンス型 』 or 『 サブスクリプション型 』

製品を購入しその後は保守料を支払う『ライセンス型』と、一定額の利用料を毎年支払う『サブスクリプション型』の2つの契約形態があります。大規模かつ中長期的なRPA導入プロジェクトであれば、ロボットの契約台数が多くランニングコストを抑えられるライセンス型の方が適しています。

■ライセンス型
  • 製品(ライセンス)を購入する契約
  • サブスクリプション型と比較すると、初期費用が高い
  • 製品(ライセンス)ごとに複数のロボットを利用できる契約になっている場合は多く、利用するロボットが増えた場合も追加料金は発生しない

■サブスクリプション型
  • 製品の購入ではなく、一定額の利用料を毎年支払う契約
  • ライセンス型と比較すると、初期費用が安い
  • 利用するロボットが増えるごとに費用が加算される

RPAツール選定ポイント③

定着・内製化ができるか

RPAツールを内製化し定着させることも念頭においてツールを選ぶ必要があります。

開発画面の扱いやすさ、日本語への対応、運用にどれほどプログラミング言語の知識のが必要なのか、開発環境と実行環境の構築は簡単かどうか、業務フローと操作オブジェクトを分けて管理できるか等を考慮する必要があります。導入しても定着して運用されなければ宝の持ち腐れになってしますので、会社のITリテラシーを考慮し、RPAツールのどの点を重視するのかを検討する必要があります。

『 プログラミング型 』 or 『 画面設定型(GUI型) 』

実際にRPAツールを利用する担当者のITリテラシー能力を考慮し、自動化させたい作業を本当に管理できるか、設定できるのかを検討する必要があります。

■プログラミング型
  • 文字で表記された「アクション(動作)」を組み合わせて設定
  • プログラミングを組み込むことで、画面設定型と比べて自動化できる業務の範囲が広い
  • 自分で組んだプログラムを実際にRPAに組み込める製品もある

■画面設定型(GUI型)
  • PC上の操作(クリック、エンター等)を記録することで設定
  • PCの画面上で操作するため、視覚的に簡単に設定ができる
  • プログラミング型と比べて自動化できる業務の範囲は狭い

『 汎用型 』 or 『 特化型 』

画面上の操作を記録させて自動化し業務フローも自分で設定できる『汎用型』と、分野に特化した機能があらかじめ搭載されており簡単に設定ができる『特化型』があります。RPAの導入で効率化させたい業務と割くことができる人的・時間的コストを考慮し選択しましょう。

■汎用型
  • 設定次第であらゆる操作を自動化可能
  • 初期設定に手間がかかり、定期的に自分でメンテナンスが必要になる

■特化型
  • 業務フローや操作・レポートテンプレートが予め搭載されている
  • 法改正や税率の変動もユーザーが再設定する必要がなく自動で更新されるツールが多い
  • 特化した分野でしか使えない

日本語の操作画面・マニュアル・サポートがあるか

RPAツールは海外製のツールが多く、英語表記のツールも少なくありません。操作画面、マニュアル、ヘルプページが英語という製品もありますので、対応言語を確認しておく必要があります。

RPAの画面上の文字表記は日本語か(言語の切り替えができるかどうか)、日本語マニュアルやヘルプ等が用意されているかを必ずチェックしましょう。

RPAツール比較

Peaceful Morning株式会社(本社:神奈川県横浜市、代表取締役社長 藤澤 専之介)は、RPAカオスマップの2019年版を公開しました。RPAツールを提供する企業や企業での活用事例が増加傾向にあります。

人事業務を効率化するためには、「汎用化RPAツール」を導入し現在導入している人事管理システム等と連携させるか、もしくは「人事業務に特化したRPAツール」を導入することが有効です。今回は、その2つの観点からRPAツールをご紹介いたします。

汎用型RPAツール比較

UiPath

直感的な操作で複雑なプログラミングが不要
「UiPath」は、アメリカニューヨークに本社を構えるRPA業界のリーディーングカンパニーのひとつ、UiPathが運営するRPAツールで、海外で有名です。パソコンに不慣れな人でも直感的に操作可能で、動作シナリオの作成から実行までを細かくモジュール化しているので、小さい規模から段階的に導入範囲を広げることが可能です。クラウドで使われる製品や仮想デスクトップにも柔軟に対応でき、作業不可管理や報告、監査、監視といった管理も可能です。「UiPath」は日本語マニュアルがしっかりしているので、RPAツールをとりあえず試したみたいという企業の方にもおすすめです。

BizRobo!

国内における実績NO.1サービスとして高く評価

「BizRobo!」は、RPAテクノロジーズが提供しているRPAツールで、日本におけるRPAツールの先駆け的存在でもあり、さまざな業種の企業が導入しています。利用用途は、インターネット上の情報、社内データ、エクセルなどの保存データから必要な情報を収集、加工、集計、保存、スキャニングなどの多種多様な定型作業を代行します。人が行うよりも早く、正確なため、業務改善を推進できます。サーバを1台用意することで複数のロボットの作成が可能になる一元管理型のツールで、パソコンごとにソフトウェアをインストールする必要がなくロボット利用において、従来のパソコンスペックや性能に依存することがないのも嬉しいポイントです。

WinActor

利用できるアプリケーションに制限なし!あらゆる業務を自動化
WinActorは、サポートの充実したRPAサービスです。自動化業務の可視化やシナリオの制作、導入先への訪問操作研修まで、導入・運用に困らないようサポートします。ファイル転送・共有サービスや、FAXサーバの運用実績を活かせるので、より効率的に自動化できます。Windows端末で使えるあらゆるアプリを自動化できるので、使用アプリに縛られません。無料トライアルは2か月間、しかもフル機能で試せます。

Blue Prism

RPAの元祖といわれるBlue Prism社が提供するRPAツール
「Blue Prism」は、RPAの元祖といわれるBlue Prism社が提供するRPAツールで、2005年にすでに製品化されていたツールです。また、Blue Prismは日本政府の働き方改革をバックアップするような事業を数多く手がけています。「Blue Prism」は、ロボットが使うパスワードの自動変更などの高度なセキュリティ保持機能が最大の特徴です。プログラミング言語の使用で詳細なカスタマイズができ、GoogleやIBMが提供するAIを組み込むことも可能で、高度な業務自動化が実現できます。また、ドラッグ&ドロップで操作が簡単なところもポイントです。操作マニュアルや操作方法チュートリアルはユーチューブで公開され、Blue Prismの間接販売を行っている日本の企業が導入支援や運用管理サポートなどを行っています。

Automation Anywhere

人間同様の意思決定が行える業界初の技術
「Automation Anywhere」は、アメリカでRPAツール導入シェアナンバー1を獲得している、世界を代表するAutomation Anywhere社の製品です。オペレーション業務を再構築する、ビジネスプロセス管理であるBPMをRPAツールに取り入れ、業務の可視化や効率化を可能にしています。サーバ型の一元管理はもちろん、機械学習や自然言語処理技術が取り入れられているので色々な場面に対応できるのもポイントで、高いセキュリティも備えられています。日本のパートナーである日立ソリューションズが操作無料体験セミナーを実施したり、無料トライアル時にユーザーガイドやビデオを見て学習できますが、言語は英語です。

人事業務に特化したRPAツール

HRRobo For SAP HCM

人事/給与業務の内約70%以上の操作・運用をロボットが代行
HRRobo For SAP HCMは、人材コンサルティング会社であるオデッセイが提供しているRPAツールです。最新のRPAテクノロジーと同社が培ってきたSAP HCMに関するノウハウを融合させ、企業の人事業務をソフトウェアロボット「ILias」に代行させるRPAソリューションとして提供されています。人間の処理能力の24倍もの能力をもつともいわれており、人材不足に悩む企業にとって大きな力となってくれそうです。

BizteX cobit

人材採用業務で発生するメール送信や転記などの煩雑な業務を効率化
国内初のクラウドRPA「BizteX cobit」(ビズテックス コビット)は、クラウドの利点を活かした業務自動化ソフトウエアです。インストールもプログラミングも必要なく、webブラウザを立ち上げるだけで誰でもロボット作成ができる、スモールスタートが可能なRPAツールです。プログラミング知識がなくても直感的に操作できるよう、UIデザインにこだわって開発。2018年にグッドデザイン賞を受賞しました。

SuperStream-NX オフィスロボット(経理・人事)

SuperStream-NXの単純業務をRPAで自動化
SuperStream-NX オフィスロボット(経理・人事)はRPAの実行用エンジンとSuperStream-NXを動作させるためのスキル(業務シナリオ)、スキルの基礎データを設定するためのExcelファイルで構成されています。ファイルの格納場所や会社コードなどのスキルに必要な基礎データは、すべてExcelファイルに入力するだけで簡単に設定できます。SuperStream-NX オフィスロボット(経理・人事)のスキル以外の、お客様独自の業務シナリオを開発することもできます。