京都の同窓会幹事代行

~幹事も思いっきり楽しめる同窓会~

何故!?
同窓会の幹事代行が存在しているのか?

私たち『幹事代行.com京都』は、過去に何百件以上の同窓会を幹事代行して参りました。その中で、同窓会当日の閉会時に必ず目にする光景があります。それは、同窓会を開催しようと発起した幹事様が参加者全員に心からの「ありがとう」を貰っているという光景です!

幹事を行うと必ず感謝されます。
これは言い切れます。
…しかし世の中の“幹事のイメージ”が
「奉仕のイメージが先行」・「時間がとられる」など「とにかく幹事は労力がかかる」と想像されます。このイメージがあると同窓会をしたい、学生時代を共にした懐かしの旧友と会って話しをしたいと思っていても、幹事を「やります!」と手を上げることが非常に困難になります。
そこで私たちはこの「労力がかかる」部分を代わりに行い同窓会を少しでも簡単に気持ち良く開催していただきたいという想いを持っています。
世間では同窓会を行いたいと思っている人が、想像しているよりもはるかにいらっしゃいます。
その願いを少しでも実現できるように私たちは、幹事様の黒子となって同窓会の開催をお手伝いしています。

同窓会幹事代行サービス内容

【準備編】
①開催日時と会場の決定
まずは開催日時と開催場所を決定します!開催日時や場所が決まっていない場合は、今までの経験を踏まえてご提案をさせて頂きます。
②案内ハガキの作成と発送
名簿を元に同窓会の開催案内と出欠確認のハガキを作成しお送りいたします。
③開催同窓会専用のホームページを作成
専用ホームページでは出欠の確認や転居先不明者の確認を行えます。開催同窓会対象者のみにしか閲覧できないようにIDとパスワードを発行しています。
④出欠管理
出欠ハガキの戻りは弊社になっていますので、日々出欠の管理を行います。専用ホームページで常に最新の参加人数を確認いただけます。
⑤転居先不明者への対応
専用ホームページに転居先不明者を掲載しているため、同窓生から転居先不明者の情報を貰える仕組みを取っています。最新の情報が分かれば新たにハガキの再送を行います。
⑥参加率アップの施策
同窓会に参加頂ける人数を増やして頂けるように、専用ホームページのベストな使い方、サポートなどを担当者と一緒に進めてもらえます。担当者も皆さんと同じ幹事の一員だと思ってください。
⑦会場との打ち合わせ
開催会場との打ち合わせは、最低でも3回はございます。こちらも弊社が全て行いますので、幹事様にお時間を取っていただく必要はございません。
⑧同窓会当日の内容打ち合わせ
弊社で同窓会当日のタイムスケジュールをご提案致します。ここに幹事様の行いたい内容を盛り込み、開催同窓会オリジナルのシナリオを作成致します。
⑨当日受付表の作成
参加者の受付表を作成致します。受付に必要な備品も全て弊社で用意いたしますので、幹事様は当日手ぶらで会場にお越し頂けます。
⑩参加者全員の名札を作成
参加者全員の名札を作成し、同窓会当日お持ちします。恩師が参加される場合は胸章をご用意させていただきます。
③開催同窓会専用のホームページを作成
専用ホームページでは出欠の確認や転居先不明者の確認を行えます。開催同窓会対象者のみにしか閲覧できないようにIDとパスワードを発行しています。
【当日サポート編】
①受付サポート
当日の受付は幹事様に行っていただきます。開催時刻になりましたら弊社サポートスタッフがバトンタッチし、遅れて参加される方の受付対応をさせて頂きます。これで、幹事様も皆さんと同じように、開始時刻から同窓会を楽しむことが可能です。
②司会進行
幹事様には“参加者と一緒に楽しんでいただきたい”という想いがございますので、進行役も弊社が行います。これで、より同窓会当日を満喫していただけると思います。
③スナップ写真の撮影
プロのカメラマンが同窓会当日の雰囲気のスナップ撮影致します。参加者全員での集合写真の撮影も行いますので、話しに夢中になって写真を「撮ってなかった」ということも無くなります。(写真は有料販売になります)
③スナップ写真の撮影
プロのカメラマンが同窓会当日の雰囲気のスナップ撮影致します。参加者全員での集合写真の撮影も行いますので、話しに夢中になって写真を「撮ってなかった」ということも無くなります。(写真は有料販売になります)
④恩師の皆様へサプライズ花束のプレゼント
恩師の皆様へ参加頂きました御礼と学生時代お世話になった感謝の気持ちを込めて、花束を渡すサプライズ演出をご用意させて頂きます。
⑤会場への精算
同窓会終了後、速やかに会場へ精算させて頂きます。支払も責任を持って弊社が致しますので、同窓会中大金を持ちながら同窓会に参加する…、なんていう心配もご無用です!

【幹事様が行うこと】

参加者を募る呼びかけです!
楽しい同窓会当日を迎えるのに幹事様にお願いしたいことは、この1つにつきます。この呼びかけを効率的に行う方法も弊社がお伝えしますので、ご安心ください。

費用は…

当日の参加者各人にいただく会費のみだけです!!
同窓会開催に当たって、その他の費用は一切いただきません。

幹事の前払いは…

いりません!

当日の急なドタキャン代は…

いりません!

京都の同窓会開催過去実績!!

    幹事代行.com京都が行いました同窓会代行の実績です
京都 ●●●
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「幹事様の準備期間の負担を無くして、同窓会当日満喫いただくこと」
これが私たち幹事代行.com京都の一番のやりがいです!

同窓会に参加頂く皆さまに喜んでいただき楽しんでいただくことはもちろんですが、やはり開催を考えられた幹事様に楽しんで頂かないと意味が無いと常日頃感じています。

私たち幹事代行.com京都は、準備から同窓会当日までの間、担当者を幹事の一員と思っていただけるようサポートに徹します。
<幹事代行.com京都の役目>              
●幹事様の負担極力無くすこと             
●参加者の多い同窓会を実現すること          
●参加者全員が楽しみ喜んでもらえる同窓会を開催すること

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【会社名】株式会社エヌ・アイ・プランニング
【事業名】幹事代行.com京都、幹事代行.com奈良
【事業所】奈良県生駒市元町1-6-12セイセイビル5階
【メールアドレス】kanji@niplanning.jp
【営業時間】9:00〜18:00
0120-382-750