イベント管理システムの
特徴やおすすめ製品
について

近年、さまざまなイベントやセミナーで「イベント管理システム」が不可欠となっています。今回はイベント管理システムには、どんな特徴があるのか、おすすめ製品とあわせて紹介していきましょう。

イベント管理システムのメリット

こちらではイベント管理システムのメリットを紹介します。どんなメリットがあるのかを知ることで、現在悩んでいる人も決断しやすくなるのではないでしょうか。
 
・情報の一括管理
イベントなどをする場合「イベントに関する情報」は膨大なものになります。企画やコンセプト、顧客情報など人の手で管理するには多すぎるのです。しかし、イベント管理システムを導入することで情報の一括管理が行えるので、負担の軽減に繋がります。
 
・サポートが充実している
システムによって変わってきますが、イベント管理システムの中にはサポートが充実していて使いやすいものも多くあります。ただ、安価なものは「メールのみのサポート」ということもあるので、緊急事態のサポートが遅れる可能性があります。理想は「電話サポート」も行っているシステムです。
 
・無料で使えるシステムもある
イベント管理システムの中には、無料で使えるものが多くあります。限定的な使用であれば、無料でも問題ないでしょう。ただ、無料システムの場合は「オプション」として、費用が加算される場合があるのです。他にも、無料の場合は管理数の上限がある、有料版じゃないと使えない機能があるなど、基本的に制限されていることを覚えておきましょう。

イベント管理システムの選び方

イベント管理システムで検索すれば、かなりの数がヒットするので「どれを使えばいいのか」と頭を悩まされます。こちらでは、イベント管理システムの選び方について見ていきましょう。
 
・サポート体制
イベント管理システムは優秀ですが、万能ではありません。そのため、予想外のトラブルに巻き込まれる場合があります。そんな時にすぐ対応してもらえるかどうか、サポート体制についてチェックしておくといいでしょう。
 
・コストパフォーマンスが良いか
費用を考えなければ、さまざまな機能が搭載されたシステムもあります。ただ、使用用途によっては搭載されている機能も必要ない場合があるのです。そのため、イベント管理システムを選ぶ場合は「機能が多く搭載されている」ものではなく「必要なものが搭載されているか」に注目しましょう。
 
・使いやすさ
イベント管理システムによって、使いやすさは大きく変わります。機械が苦手な人でも簡単に使えるかどうか、使い方のサポートがされているかどうかにも注目してください。

イベント管理システムで
注目したいのはセキュリティ!

費用や機能などに注目する以上に、イベント管理システムで重視しなければいけないものがあります。それは「セキュリティ」です。こちらでは、なぜセキュリティを重視するのかを見ていきましょう。
 
・顧客情報を守るため
イベント開催時などは、招待客など多くの人の情報を取り扱うことになります。セキュリティが緩いシステムを使ってしまうと、その情報が流出してしまう可能性があるのです。顧客情報を流出させてしまえば、会社の信用にも繋がり、本人が考えている以上に会社に大きな打撃を与えてしまうので気をつけましょう。
 
・会社の情報を守る
会社情報の中には「企業秘密」にしている部分も多いでしょう。セキュリティが弱いと、そういったものが流出してしまい、会社に大きな損害を与えてしまう可能性があります。流出自体、滅多にあることではありませんが「絶対にない」というわけでもないので、念には念を入れてセキュリティの強いものを選びましょう。
 
・無料版はセキュリティが弱い傾向がある
無料で使えるイベント管理システムは、まったくセキュリティに気をつけられていないわけではありません。あくまで一般的なセキュリティは搭載されていますが、有料版と比較するとその強さは明らかと言ってもいいでしょう。大事な情報を守るためにも、大きなイベントの際は無料ではなく有料版を使うことをおすすめします。

おすすめのイベント管理システムとは?

イベント管理システムは数多くありますが、その中でも使いやすいものを集めてみました。機械に弱い人でも気軽に扱えるものばかりなので、ぜひ参考にしてみてください。
 
・イベントクリエイト
直観的な使いやすさに定評があるものであり、手間のかかる参加者の管理、イベント告知なども行ってくれます。プランが2種類あるので、目的に合わせて選びましょう。
 
・楽らく受付くん
申し込みや受付に特化したイベント管理システムであり、イベント運営にかかる作業を大幅に軽減できる特徴を持っています。費用の低さも注目されていて、コストパフォーマンスの良いシステムとして評判です。
 
・イベントペイ
イベント開催はするけど頻繁に行うわけではない、という会社におすすめです。開催する月のみ費用が発生するので無駄なコストをかけなくていいのです。
 

他のイベント管理システムについて、
特徴などを知りたい人はこちらのサイトをご覧ください。

まとめ

イベント管理システムは、作業効率を良くするためにもおすすめされています。
システムによって機能などが大きく変わってくるので、しっかり比較検討をしてから選びましょう。