amurita
アムリタ事務局

時間の自由と
お客様の信用を
 

オンライン秘書
セミナー・イベント事務局

はじめに

こんにちは。
セッションやセミナー事業など個人で仕事をしている事業主の方や企業様へ向けて、オンライン事務局のご案内をいたします。


さて、引っ越しの経験はありますか?

引っ越し業者の選定から、家具など荷物の断捨離、段ボール箱へのパッキング、引っ越し先での荷ほどき、電気ガス水道など各種手続き、役所や金融機関諸々の住所変更手続き・・

多くの猥雑な作業が発生します。
これらを手伝ってもらって、とても助かった経験はありますか?

その分、他のことができたり、またはゆっくり休む時間をとれた経験があるのではないでしょうか。そして、自分がしていることを誰かにしてもらうという価値は、頼んだことのある人にしかわかりません。


引っ越し作業はご自身でしようと思えばできることでしょう。

しかしそれらを誰かにしてもらうことで生まれる価値は、とても大きいことに気づくのではないでしょうか。

それを自分以外の誰かに担ってもらうことは、貴方の人生時間が増えることになります。

その分、好きなこと、やりたいこと、行きたい所へ行くことなどの時間を捻出することができるからです。



それでは、貴方の事業やビジネスではいかがでしょうか?

事業を行う上で、企画立案・集客・サービス提供・お客様対応・事務・その他フォローなど・・・さまざまな業務が発生します。

それら全てを一人で行うことは膨大な時間を必要とします。

能力のある貴方であればすべてご自身でできる内容でしょう。

ですが、それらのどれかを人に頼んだ経験はありますか?
実際は、引っ越し作業と同じく、自分でできる事であれ誰かにしてもらう事は事業をする上でとても楽になります。

その価値の大きさは経験した者にしかわからないのです。
そして、事業を行う上で発生する様々な業務のうち、一番事業主の方が手放しやすいのは事務です。


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直接自分で事務作業をしなくても
事業は動いていきます。
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事務にかけてきた時間やエネルギーを、他のことに回せるのです。
そうすることで、貴方にしかできない仕事をするとができます。
(サービス内容の向上、SNS 投稿、集客やセールス、充実した日常・・・etc.)

また、ミスがなくなることで、お客さんに信用いただけます。


そして、「事業が大きくなってから、事務局を・・・」 とお考えじゃありませんか?

逆です。事務局を使うから、事業が大きくなるのです。

なぜなら、事務局を使うことは、先行投資になるからです。

事業主の方であれば、これまで様々な先行投資をしてきたかもしれません。
おそらく先行投資をおこなうことは、勇気が必要だったこともあるでしょう。
ですが、その多くは 「投資して良かった」 と思うことだったのではないでしょうか?

事業を大きくすることが、貴方のヴィジョンを叶えることに繋がるのであれば
ぜひ先行投資をおすすめします。

当事務局を使用することで、お客様対応・事務に関する仕事をお任せいただき、ご自身にしかできないことに時間やエネルギーを使っていただけます。
アムリタ事務局は、貴方の事業拡大を応援しています。


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有限であるあなたの人生時間を
何につかいますか?
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つまり、私が伺いたいことは、貴方の人生時間の使い方なのです。

何のためにその事業を行うのでしょう?
または叶えたいヴィジョンはありますか?


ぜひ、人生時間を大切になさってください。

事務局とは?

イベントや企画などの際、オンライン事務局として事業をサポートしていきます。
出社し毎日顔を合わせるわけではありませんので、事務局について認識を共有できればと思います。


【事務局とは】
①セミナー・セッションが滞りなくスムーズに開催されるように運営するところ。
②お客様にとって、セミナーに行くための窓口で、初めて関わるところ。
③お客様を応援していくところ。


★お金と時間をつかう価値のあるセミナーかをお客様はよく見ており、それは事務応対からも見ています。

★サービスを受ける前の最初の窓口となるので、応対によってはキャンセルにつながります。

★事務局が滞ると、セミナーをスムーズに開催することが出来なくなります。

★お客様がより良くなっていくことを応援することで、クレームになりにくくなります。

★また集客に影響がでるので、ご自身のヴィジョンにも影響が出てきます。


アムリタ事務局スタッフは、セミナー運営の全体のうち自分がどこを担当しているのかを意識しています。

できるかぎり事業の全体像をお伝えください。
そうすることで、事務局で判断し動いていくことが可能になります。

お申込み・お問い合わせはこちら

細やかなサポート

人とのつながりを大切にしている事業主の方にとって、お客様との関わりは大切です。


事務局の対応ひとつで受講の継続を決めるお客様も多く、大切なお金と時間を使っていいのかをよく吟味されています。

事業を支える上でバックサポートの強化は必須であり、信頼できる事務局があることでお客様に信用いただけます。そのため、会社として信用いただけるような対応を行っています。


また、メール対応では、発信者の在り方がメールに含まれていきます。
在り方で文面はポジティブにもネガティブにも変化してしまいます。


そのため、アムリタ事務局では
在り方をトレーニングし、
気持ちのいいメール送信を心がけております。


特に、経営者の方は外に向かう事が多い仕事をしているため、
サポートサイドは内側を豊かにしていることでお客様の気持ちを察したり細部まで心を配ることができ、バランスの取れた事業となります。


また女性経営者であれば細部まで気になってしまうところを、細やかにサポートをさせて頂きます。


そして柔軟に対応できるスムーズな事務局運営を行っています。
POINT
1

発信者のトレーニング

お客様はメールに付随した発信者の気持ちを無意識のうちに受け取っています。
メール発信者が落ち着かない環境で過ごしていると、それがお客様に届いてしまいます。

お客様に安心してセミナーやセッションを受けて頂けるよう、スタッフがニュートラルな状態を保つことが必然と考えています。

そこで、LDM(ライフ・デザイン・メソッド)を使用し定期的にスタッフの調整をしています。

発信者が整っていることで、メール文面が自然とポジティブになります。
POINT
2

豊かな内側

私たちは一人一人、内側に向かう性質と外側に向かう性質を合わせもっています。

事業主の場合は、主にマーケティングや営業など外側に向かう業務を多くされています。
外側に向かう業務は、未来のヴィジョン・売上などの数字・事業拡大などを担います。
そのため、経営していく上では具体的にアイディアを実現していくことができるかと思います。

そして、外側に向かう業務は「未来」に視野が傾きがちなため、
「今」を大切にする内側を補う必要があります。

事務局が内側を豊かにしていることで細やかに「今」対応する方がいい事象に気づくことができます。

実務を行うスタッフの内側を満たし、土台のしっかりした経営のサポートを行います。

ご安心して事業経営ください。

POINT
3

在り方・やり方

代表の大浦はセミナーやセッションがスムーズに開催できるよう廻していくための具体的な方法を、一般社団法人LDM協会(その前身含め)にて2012年12月よりセミナー事務局の仕事をしてきました。

何のためにその作業をしているのか各スタッフが理解し、その目的をいつも覚えていることが事務局運営では大切になります。

一人一人の在り方が効率のいい仕事に繋がるのです。
また目的を覚えている事で
より良い方法を見つけやすくなり、運営方法について常に改善していくことができます。

さらに、お客様を大切にすることは勿論、
会社経営として信用頂くための一定の言葉遣いが事務局には必要となります。

ビジネスシーンでは当たり前ですが、今ではSNSが拡がり、その多くが口語表現です。そちらに慣れていると、話し言葉で書いてしまうことがあります。

そのため、事務能力以外にビジネスメールを書ける文章力が必要となります。メールを書いてすぐ送信するのではなく、送信前に言葉遣いを確認することを心がけています。


また、その上で事務スキルのある対応と優しい物腰を兼務することを目指しています。

それらは在り方のトレーニングと内側を豊かにすることで自然とできるようになります。

事務局メニュー

受付メール応対・入金確認

未入金の督促メール・お問い合わせ対応を含みます。入金に関する事務作業を手放すことでとても楽になりご自由な時間が増えます。

◇貴社メールにログインしメール応対いたします。
◆料金: 30,000円(税別)~/月 
※イベント募集人数40人/月まで。以降はご相談ください。
  ・お申込み名簿作成
  ・入金お礼メール
  ・未入金督促メール
  ・お問い合わせ回答
  ・その他

経理事務・振込対応

お金の管理は信頼できるスタッフがいることで、すごく楽になります。
特に振込は間違うと信用に関わるため慎重にしたいところです。

細かい作業が苦手な場合は、事業にエネルギーを注ぐため是非ご活用ください。

PDFで請求書を確認し締日後振込いたします。
料金:20,000円(税別)~/月

オンラインサロン管理

オンライサロンで毎月の会員管理・入金管理を行います。

オンラインサロンは入会しやすい金額のため気軽に入会できるメリットがありますが、その分退会もしやすく、
入会者・退会者が常に動いています。
そのため一定の手続きが毎月必要になるケースが多くなります。

またサロン人数が増えることで入金管理に見落としが出やすくなるのを防ぎます。
料金:会員100人まで:27,000円(税別)/月

リザーブストック フォーム作成

リザーブストックではイベントお申込み管理を効率的に行うことができます。

特に、日程による管理がしやすく、満席になると自動的に受付不可となるためお申し込み状況を逐一チェックする必要がなくなります。

テスト確認後、すぐに募集開始することができます。また一度作成すると複写できるので、今後は簡単にご自身で作成いただけます。
 
料金:9,000円(税別)/回 
リザーブストック初めて使用する方:一か月フォロー6,000円(税別)

業務フロー設計

何に困っているのか、どうしていきたいのか、現状と今後についてじっくりお話を伺い、オーダーメイドでご一緒に事務の仕組を設計します。

まだアウトソースしたいことが不明確でも、ヒアリングすることで業務フローを作成します。

そして一人では煮詰まってしまう作業も時間中に一緒に行うことで、当日から事業が動いていくようになります。
料金:18,000 円(税別) /4 時間

おまかせパック

上記5点全てをお任せいただけます。

◆受付メール応対・入金確認
◆経理事務・振込対応
◆オンラインサロン管理
◆リザーブストック フォーム作成
◆業務フロー設計

全部で103,000円(税別)~/月のところ、【80,000円(税別)~/月】で承ります。

お申込みはこちら↓

お申込みは、上記バナーをクリックしてください。
<無料ヒアリング(30分)付き>


アムリタ事務局では、事業主さまとお話させて頂くことを大切にしています。
そのため、無料ヒアリング(30分)を行っています。

無料ヒアリングのみご希望の場合は、
ぜひお気軽に下記よりお問い合わせください。
3営業日以内にご連絡いたします。

お問い合わせ

プロフィール

アムリタ事務局 大浦さなえ

高校卒業後アルバイトをしてみるも、飲食店で飲み物をこぼしてクビ、
カフェではカフェラテの注文でコーヒー牛乳を出して減給へ、カメラ屋では現像フィルムを壊して大変なことに!!
 
・・・とアルバイト受難でした。
 
 
その後、18才で衣料店での事務職をしてからは、安定して続くようになりました。それからは雇用先は変わっても、いつも事務職を選ぶように^^
 
中小企業診断士・社労士・ファイナンシャルプランナーなどの資格スクールでの事務では、社員から指名をされるようになり、毎週末は80名以上の教室で受講生のサポートをしていました。明るい雰囲気でいてるだけなのに喜んでもらえて嬉しかったです。
 
そしてサポートが向いていることを自覚するようになり、大学卒業後は大手商社グループ企業にて営業サポート職につきました。
 
毎週200万部発行の、全国の会員向け通販冊子における自社商品掲載・校正を担当し、細かい業務を積み重ねる仕事でした。
 
紙面における小さな校正ミスが多大な迷惑と損失につながるため、事務責任の負担が大きく辞めていく人が多い中・・・
  
続けていくことができたのは、ミスや違和感に無意識に目が留まるようになり事前にトラブルを防ぐことができるようになっていたこともあります。
 
でも1番の大きな理由は、多忙な方の仕事を想像し先回りして、他部署とコミュニケーションをとり連携していくことでスムーズに仕事が回っていき感謝されることに喜びを感じるようになっていたからです。
 
特に、創業者である会長のサポート担当だったこともあり、仕事への向き合い方を多いに学ばせていただきました。目の前のことを全力でどんどん進めていく姿を何年もそばで見させていただいたのです。
  
そんな申し分ない人間関係の中、それでもミスのできない環境に、何年も生理がとまってしまっていました。わたしの体は男性社会の働き方は合わないようでした。
 
その後、結婚退職を経て、子どもが3人となりました。
兄弟の年齢が近いこともあり、ひとりが病気になると次々とうつり、数週間も家から出ることができないことも多く外で働くことが難しくなりました。
 
自宅で仕事ができるようになりたいなーと思っていたところ、ひょんなことから2012年12月よりセミナー事業のオンライン事務局の仕事をいただけるように!
  
自宅での業務と、大きな負担が出ることもなく、私の望んだ環境で無理なくできるようになりました。
 
多忙な方々の事務サポートをさせていただき、喜んでもらえることが嬉しく、ありがたいことにこの7年間ずっと続けさせていただいています。
 
またこれまでは商社勤務だったこともありお客様の声が届きにくかったのですが
メール等を通してセミナーを受けた感想などのお客様の声を聞くことができ、喜んでいただいていることを肌で実感することができました。
 
それからは人を幸せにするセミナーやセッション業のサポートを心から楽しむようになり、事務局をとおして事業拡大の応援をさせていただいていることをとても嬉しく誇りに思っています。
 
事務局はクライアントさんとそのお客様の幸せを応援する仕事だと思っています。
 
こうして18才から現在まで、20年以上事務の仕事を継続しています。

これからも、サポートをとおして幸せな人が増えるよう応援していきます。
  
ご縁ができることを楽しみにしております。