イベント管理システムの選び方とは

イベントやセミナーなどの運営を手掛けているのなら、イベント管理システムも導入しているのではないでしょうか。無料で利用できるイベント管理システムも存在しますが、機能が少なかったり、セキュリティに問題があったりするケースもあるのであまりおすすめできません。ここでは、有料のイベント管理システムの選び方をまとめてみました。

イベント管理システムの必要性

そもそも、どうしてイベント管理システムが必要なのでしょうか。イベントやセミナーの管理は手間がかかり、時間もかかってしまうからです。イベントの運営や管理をすべて人の手で行おうとする、膨大な手間と時間が必要となり、イベントそのもののクオリティが低くなってしまう恐れもあるのです。

イベント管理はやることがたくさんあります。例えば、参加者の管理もしなくてはなりませんし、参加してくれた方にお礼のメールを送ることもあります。前日までに招待のメールを送る、個別に手紙を送るといったことをしなくてはならないこともあります。このように、とにかくイベントやセミナーでは運営側のやることがたくさんあるのです。

イベント管理システムを導入する理由は、運営の効率化です。システムを導入することで運営を効率化できるため、人員も少なくできひいてはクオリティの高いイベントに仕上げることが可能になるのです。準備からアフターまでを一元管理できるものなら、従来の手間を半分以下にすることも不可能ではないでしょう。

機能の充実度

もたくさんありますが、ビジネスでの利用はあまりおすすめできません。先述したように、無料のイベント管理システムだとセキュリティに問題があることも多く、機能もあまり充実していないからです。

では、有料のイベント管理システムを選ぶときに何を重視すればいいのか、ということですが、まずは機能の充実度をチェックします。システムによって搭載している機能は異なるので、比較してみましょう。例えば、あるイベント管理システムにはアンケートやメルマガの配信、イベントの告知といった機能が備わっています。

イベント管理システムのプランによって使える機能が変わることもあるので注意が必要です。上位プランになればなるほど、利用できる機能も多くなる傾向にあります。すべての機能を存分に使いたいのなら、なるべく上位のプランを利用したほうがよいでしょう。

無料体験の期間

まずは使ってから選びたい、という方も少なくないと思います。導入したものの、思ったほど効率化できなかった、ほしい機能が備わっていなかった、となることも考えられるからです。有料でリリースされているイベント管理システムの多くは、無料の体験期間を設けているため、まずは試してから導入するかどうかを決められます。

ただ、無料体験できる期間はイベント管理システムによってまちまちです。短いところだと一週間程度しか利用できないこともあるため、事前に確認しておきましょう。システムによっては最大30日まで無料体験できるものもあるので、できるだけ長く体験できるものを選んだほうが無難です。

体験できる期間が短いと、すべての機能を試すことができない可能性もあります。また、使いこなせないまま体験期間が終了してしまうことも考えられるでしょう。こうしたことを回避するためにも、なるべく長めの体験期間を設けているイベント管理システムを選ぶべきです。

利用料金

有料のイベント管理システムを導入するにあたり、気になるのは費用です。どんなに優れた機能を搭載したイベント管理システムであっても、費用が高すぎるとなると導入に躊躇してしまうでしょう。

有料のイベント管理システムの多くは月額での利用となっています。月々の料金を支払うことで利用できますが、この月額料金も管理システムによって大きく異なります。比較的安価なものだと7千円前後で利用できますが、高いものだと8万円以上するものもあります。

料金だけで決めるのではなく、利用したい機能が備わっているかどうか、無料体験期間は十分あるかなどトータルで判断してください。また、高価なほうが機能に優れているかというと必ずしもそうではありません。安くても優れたイベント管理システムはあります。

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まとめ

イベント管理システムを導入すれば、これまで多大な手間と時間をかけていた運営や管理がしやすくなります。人的コストを抑えることも可能になるので、導入しない手はありません。ただ、すでにお伝えしたようにイベント管理システムによって利用できる機能や料金などはまちまちです。じっくりと検討しながら選んでください。