イベント管理システムを導入して
トラブルを回避しよう

会社でイベントを行うと、通常以上の管理業務に追われることになります。当日の忙しさは予想以上になるため想像以上の業務に慌てさせられる人もいるでしょう。そんな時におすすめしたいのがイベント管理システムです。今回はイベント管理システムについて紹介します。

イベント管理システムについて

イベント管理システムと言われても、馴染みがない人にとってはどんなものか分からないのではないでしょうか? こちらでは、どんなシステムなのか見ていきましょう。

 

・イベント情報管理に特化したシステム

名前の通り、イベント情報管理に特化したシステムが「イベント管理システム」です。参加者の管理、直前のリマインドなど手間がかかることが多いのですが、イベント管理システムは準備からアフターフォローまでしっかりしてくれる特徴があります。

 

・アプリで状況把握ができるものもある

すべてのシステムに当てはまるわけではありませんが、外出先でも専用アプリをインストールすることで状況をしっかり把握できるものもあります。

 

・社内で円滑に情報共有ができる

イベントに関する情報は膨大なものがほとんどなので情報共有も大変です。紙媒体にしてしまうと紛失や流出の危険性もありますが、データ上であれば紛失の危険性はありません。セキュリティがしっかりしているシステムを選ぶことで流出のリスクも軽減できます。

イベント管理システムのメリット

イベント管理システムにはどんなメリットがあるのかを見ていきましょう。導入を検討している人は、メリットを把握してじっくり考えてみてください。

 

・作業効率がよくなる

データ上ですべて把握できるので、作業効率が良くなります。特に個人情報の管理は手間だけではなくリスクもあるので慎重になりがちです。しかし、イベント管理システムを活用することで情報管理の一元化ができるため、管理手間なども省くことができます。

 

・フォローが簡単にできる

イベント内容によっては、アフターフォローが大変な場合もあります。特にお礼メールなどを送る際はオフィスソフトではなく、イベント管理システムを活用した方が素早く行えると言われています。

 

・専門的な知識が不要

イベント管理システムと聞くと、専門的な知識が必要だと考える人もいるでしょう。しかし、基本的に誰でも使えるよう使いやすさに工夫がされているものがほとんどなので、専門的な知識は必要ありません。

イベント管理システムで何ができる?

イベント管理システムにはさまざまなメリットがありますが、実際には何ができるのでしょうか? こちらではイベント管理システムで何ができるのかについて見て行きましょう。

 

・ドタキャン防止

事前に日程などを伝えていても、ちょっとしたうっかりでドタキャンになってしまう人もいます。そんな時のため、イベント管理システムでは開催日が近づくとメールでお知らせをする機能もあるのです。すべてのドタキャンをゼロにすることは不可能ですが、うっかりなどでドタキャンになってしまう人を防ぐことはできるのです。

 

・入金漏れを防げる

セミナーやイベントの支払いは当日払いや事前払い、クレジットカード払いなどがあります。当日払いは人手が足りない場合もあり、あまりおすすめできません。事前払いにおいても些細なミスからトラブルになることがあります。そんな時におすすめしたいのがクレジットカード払いです。現在活躍しているイベント管理システムのほとんどが対応しているため使いやすいだけではなく、入金確認も簡単にできる特徴があります。

 

・イベント参加者の管理の手間軽減

先述したように、イベント参加者の情報管理はかなりの手間とリスクがあります。しかし、イベント管理システムを活用することで、管理を一元化できるので手間とリスクを省けます。特にセキュリティの高いシステムを導入することで情報流出などのリスクも軽減できるのです。

おすすめのイベント管理システムとは?

イベント管理システムと言っても、さまざまなものがあります。こちらでは、特に評判の良いシステムについて見ていきましょう。

 

・イーベ!

イベントなどだけではなく、情報発信など事前準備などもしっかりできるシステムです。忙しい時期の自動リマインドメール、個別メールの送信もあるためドタキャンを防ぐこともできます。

 

・コンパス

勉強会などに特化したシステムが特徴的なものです。エンジニア同士をつなぐイベント管理システムと言われていて、勉強会運営のサポートをしっかりしてくれます。

 

・ATND

アテンドはイベントの告知や運用まで簡単にできるシステムです。しかも月額無料なので、コスト面でも大きく貢献してくれます。ただ、有料版と比較すると機能に制限があるので自社に合うかどうかをしっかり見極めてください。

システムによってさまざまな特徴があります。イベント管理システムについて、もっと詳しく知りたい人はこちらのサイトもご覧ください。

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まとめ

イベント管理システムは難しそうなイメージがありますが、実際はさまざまな作業をサポートしてくれるものです。まだ未導入の企業などはぜひ前向きに検討しましょう。