機密文書の廃棄を業者に依頼する
メリットは?
どんな基準で選ぶべき?

社外に出せないような機密文書を扱っている会社も多いでしょう。機密文書はその会社を現す情報の塊であり、流出することで経営にも大きく関わってくる可能性があります。今回は、機密文書の廃棄を業者に任せるメリットや選び方などについて紹介していきましょう。

機密文書の廃棄を業者に任せるメリット

機密文書の廃棄は外部業者に任せる方が危険ではないのか、と考える人もいるでしょう。こちらでは、機密文書の廃棄を業者に任せるメリットについて見ていきましょう。

・情報流出を防ぐことができる
機密文書の廃棄業者は契約時に情報流出に関することに関して契約します。要約すれば「情報流出をさせてしまったら責任を取ります」というものです。社内で廃棄をしてしまうと、流出した場合の責任を持てない可能性があります。しっかり、責任が取れる業者に任せることで信頼性も高まるのです。

・素早く対応してくれる
機密文書の廃棄を業者に依頼する最大のメリット、それは素早く対応してくれることです。内部で処理をしようとすると人件費がかかる、作業が停滞するなどさまざまなデメリットがあります。しかし、業者依頼することで社員の作業を止めることなくしっかり対応してもらえるのです。

・溶解処理が可能
機密文書の廃棄と言っても、業者に任せる場合はシュレッダーなどのような簡単なものではありません。セキュリティの高い溶解処理をしてもらうことができるのです。

機密文書廃棄業者の選び方

機密文書廃棄業者と言っても、さまざまな会社があります。こちらでは業者選びで失敗しないように、どんな基準で選ぶべきかを見ていきましょう。

・専門業者であるか
機密文書の廃棄は専門業者に依頼することをおすすめします。その理由として、機密文書に関してはさまざまな事業者が参入していることもあり品質がばらついているのです。しかし、機密文書廃棄を専門にしている業者であれば、リスクのない廃棄をしてくれます。

・セキュリティの高さ
基本的に機密文書廃棄にはいくつかのプランがあります。文書の重要さによってプランを選ぶといいでしょう。チェックするべきポイントは、どのプランであってもセキュリティの高い機密文書廃棄が可能かどうか、という部分です。

・アフターフォローの充実さ
機密文書を廃棄しているかどうか、依頼者にしっかり報告をしてくれるかも重要です。適切な処理が行われたか、何かトラブルがあった際にすぐ動いてくれるかなどを見極めましょう。

社内で機密文書を廃棄する負担とは?

社内で機密文書を廃棄するには、さまざまなリスクや負担があります。こちらでは、どのようなリスクや負担があるのかを見ていきましょう。

・処理費用
社内で機密文書をしっかり廃棄するには、相応の処理機を用意しなければいけません。処理機にかかる費用だけではなく、廃棄するスタッフの人件費なども必要です。このことから、機密文書の廃棄は社内でするよりも、専門業者に依頼した方が安く済む場合があります。

・内部統制
機密文書には情報流出のリスクが潜んでいます。そのため、廃棄するスタッフがしっかりとセキュリティや流出時のトラブルによる損害の大きさを知っているかが関わってきます。内部統制を取るために、セキュリティに関することをしっかり教え込むなど時間を割かれる可能性があります。

・法律による罰則
社内で行うには、機密文書はリスクが大きすぎるものです。情報流出の罰則、個人情報保護法による罰則など、流出時にはさまざまな法律の罰則がかかるので、プレッシャーを感じてしまう人も少なくありません。

機密文書の廃棄でおすすめの業者

こちらでは、機密文書の廃棄でおすすめの業者について見ていきましょう。企業で機密文書の廃棄に悩んでいる人はこちらの業者を候補に入れてみてください。

・日本シュレッダーサービス
機密文書の廃棄に特化した業者であり、情報漏えいがないように自社工場で一貫して処理をしてくれるのも特徴です。万が一の保険にも加入していて、賠償上限は2億円となっています。

・ヤマト運輸
運送業で知名度が高い業者です。廃棄処理は製紙メーカーに委託していますが、専用コンテナに詰めて輸送するので安全度は高いです。

・日本パープル
機密文書の廃棄専門の業者であり、自社工場でのシュレッダー処理をメインにしています。ISO27001も取得して、情報セキュリティの高い業者です。
機密文書の廃棄をしてくれる会社について知りたい人はこちらのサイトをご覧ください。

まとめ

機密文書の廃棄は、慎重な業者選びをしないと大きなトラブルになりかねません。
今回紹介した業者は知名度、実績、経験、どれを取っても評価が高いところばかりです。
業者選びに悩んでいる人は、ぜひ候補のひとつに入れてみてください。
機密文書は会社を揺るがすものなので、安易な処理はしない方がいいでしょう。